Wer die Produktivität im Büroalltag erhöhen möchte, kann dafür auf eine ganze Reihe von praktischen Software-Tools für PC und Smartphone zurückgreifen. Wir stellen Dir 5 Tools vor, mit denen Du Deine Effektivität im Büro – und nicht nur dort – steigern kannst.
1. Visitenkarten scannen mit WorldCard und CamCard
Wer auf Geschäftsterminen oder Messen unterwegs ist, sammelt in der Regel eine ganze Reihe von Visitenkarten ein. Die wollen anschließend natürlich geordnet und im besten Falle auch digitalisiert werden. Schließlich möchte man seine Kontakte ja immer dabeihaben, ohne unzählige Karten im Portemonnaie verstauen zu müssen.
Abhilfe können hier verschiedene Apps für das Smartphone schaffen. Mit Programmen wie WorldCard Mobile oder CamCard (beide für Android und iOS erhältlich) lassen sich Visitenkarten nämlich direkt über die Kamera des Smartphones einscannen. Eine intelligente Software zur Texterkennung erkennt anschließend die darauf geschriebenen Informationen und wandelt diese in einen vollständigen Adressbucheintrag um. Vor dem Speichern hast Du als Nutzer noch die Möglichkeit, die erkannten Informationen auf Fehler zu überprüfen (mal wird ein Buchstabe falsch erkannt, mal eine Adresse durcheinandergebracht).
So lassen sich zahlreiche Visitenkarten als digitale Kopie in einer App speichern, sodass Du diese auch unterwegs jederzeit griffbereit hast. Viele aktuelle Huawei-Smartphones haben die Funktion zur Visitenkarten-Erkennung übrigens bereits in ihrer Kontakte-App integriert, sodass Du hier nicht mal eine zusätzliche App benötigst.
2. Notizen ohne Papier mit Evernote und OneNote
Wahrscheinlich machst Du Dir im Büroalltag auch eine ganze Menge Notizen, die dann im schlimmsten Fall in irgendeinem Zettel-Wirrwarr auf dem Schreibtisch enden. Das muss in unserer digitalisierten Zeit eigentlich nicht mehr sein. Programme wie Evernote oder OneNote schaffen hier Abhilfe und erlauben es dir, alle Notizen digital zu sammeln und zentral abzurufen. So kannst Du Notizen oder Skizzen mit dem Smartphone fotografieren und die Info ablegen.
Auf der anderen Seite kannst Du auch Webseiten am PC speichern, um diese später offline abzurufen. Das Anlegen von Textnotizen ist natürlich ebenfalls jederzeit möglich. Programme wie Evernote und OneNote fungieren also wie große Sammelbehälter für alles, was Du Dir merken möchtest. Da es die Tools für Smartphones, Tablets und PC gibt, kannst Du über ein Konto von jedem Gerät und Ort auf die Notizen zugreifen und diese Ordnen und durcharbeiten.
3. Terminfindung mit Doodle
Wenn Du Dich mit mehreren Kollegen auf einen Termin für ein Meeting – oder ein Feierabendbier – einigen möchtest, kann das schnell einmal in Stress ausarten. Hier hilft Dir zum Beispiel das Tool Doodle, das Du kostenlos im Webbrowser nutzen kannst. Mithilfe einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung lässt Dich Doodle eine kleine Tabelle zur Terminfindung kreieren. Anschließend kannst Du per E-Mail alle Kollegen dazu einladen, ihre Terminwünsche in der Tabelle zu markieren. Der Termin, der dann die meisten Stimmen bekommt, wird wahrscheinlich das Rennen machen. Anstatt also mühsam zwischen den Vorstellungen der einzelnen Kollegen zu vermitteln, lässt sich ein Termin mit Doodle in wenigen Minuten finden.
4. Beende den Passwort-Wahnsinn mit 1Password
Jeder PC- und Smartphone-Nutzer kennt den alltäglichen Passwort-Wahnsinn. Für so ziemlich jede App und jeden Online-Dienst gibt es einen Passwort-geschützten Zugang. Da ist natürlich die Versuchung groß, möglichst einfache Passwörter zu vergeben oder das gleiche Passwort bei mehreren Diensten zu verwenden. Beides solltest Du allerdings im Hinblick auf die Sicherheit Deiner Daten vermeiden.
Abhilfe schafft hier das Tool 1Password, das es für PC, Mac, Android, iOS und Windows 10 Mobile gibt. In diesem lassen sich alle Passwörter für alle genutzten Dienste auf dem Gerät hinterlegen. All diese Apps und Websites lassen sich dann mit 1Password öffnen, ohne das der User jedes Mal das eigentliche Passwort eingeben muss. 1Password selbst wird ebenfalls mit einem Master-Passwort gesichert, dass natürlich möglichst sicher sein sollte.
Nach einer 30-tägigen Gratisphase ist 1Password kostenpflichtig. Pro Monat werden dabei mindestens 2,99 Euro fällig. Dafür kannst Du den Dienst allerdings auf allen Plattformen nutzen, auf denen das Tool verfügbar ist – also beispielsweise auf Deinem PC und Deinem Smartphone.
5. Ein mobiler Scanner mit Office Lens
Um Papierkram im Arbeitsalltag zu vermeiden, bietet es sich an, möglichst viele Dokumente zu digitalisieren und auf dem Smartphone oder Rechner zu speichern. Das geht am besten mit einem Scanner. Leider haben Scanner aber den Nachteil, nicht besonders kompakt zu sein und ohnehin stehen sie meist an den ungünstigsten Stellen im Büro.
Zum Glück eignet sich auch ein handelsübliches Smartphone mithilfe einer App wie Office Lens als Ersatz-Scanner. Diese ist nämlich in der Lage, Dokumente mithilfe der Smartphone-Kamera zu erfassen und zu scannen. Diese können anschließend als PDF-Datei auf dem Smartphone abgespeichert und von dort aus an andere Geräte weitergesendet werden. Wie gut die gescannten Dokumente am Ende aussehen, hängt natürlich von der Qualität der Smartphone-Kamera und von den Lichtverhältnissen ab.
