Videokonferenzen werden immer beliebter – zum Beispiel mit Zoom. Eine hilfreiche Funktion sind Breakout-Rooms, die persönliche Gespräche innerhalb gut besuchter Online-Meetings ermöglichen. Wir erklären Dir am Beispiel von Zoom und Microsoft Teams, wie Du Breakout-Rooms erstellen kannst und warum es sich lohnt.
Von André Gabriel
Homeoffice und mobiles Arbeiten boomen. Um sich zu vernetzen, obwohl man nicht im gleichen Raum oder Gebäude sitzt, nutzen immer mehr Menschen digitale Videokonferenzanbieter. Zu den bekanntesten gehören Zoom und Teams – mit ihnen lassen sich virtuelle Meetings erstellen.
Eine praktische Funktion, wenn viele Menschen an einer Session teilnehmen, nennt sich bei Teams und Zoom Breakout-Rooms. Sie erlaubt es dem Meeting-Gastgeber, andere Teilnehmer in separate Räume aufzuteilen, wo sie abseits der Hauptkonferenz ungestört unter sich kommunizieren können.
Zoom-Breakout-Rooms aktivieren
Breakout-Rooms sind bei Zoom nicht automatisch aktiviert. Um die Funktion zu nutzen, benötigst Du Zoom in der Version 4.5.0 oder neuer. So gehst Du am Desktop vor:
- Öffne die Zoom-Website.
- Melde Dich mit Deinen persönlichen Daten an.
- Klicke links auf "Einstellungen".
- Scrolle zu "Breakout-Raum".
- Aktiviere die Funktion, indem Du auf den Schalter klickst.
- Setze das Häkchen im neu erschienenen Bereich.
- Klicke auf "Speichern".
Mit dem Hinweis "Ihre Einstellungen wurden aktualisiert" bestätigt Zoom, dass Du die Breakout-Rooms-Funktion erfolgreich aktiviert hast. Über den Schalter lässt sie sich auch wieder deaktivieren.
Neue Breakout-Session in Zoom erstellen
Ein oder mehrere Breakout-Rooms lassen sich in Zoom erstellen, während eine Sitzung läuft. Das funktioniert folgendermaßen:
- Klicke unten auf "Breakout Session".
- Gib die Anzahl der benötigten Räume ein.
- Wähle "Manuell" aus.
- Klicke auf "Sessions erstellen".
- Wähle "Zuordnen" aus.
- Befülle die Breakout-Räume mit Teilnehmern.
- Klicke unten rechts auf den blauen Button.
Nach dem siebten Schritt sind alle erstellten Breakout-Sessions aktiv.
Separate Zoom-Räume richtig nutzen
Nachdem ein Host einen gesonderten Gruppenraum erstellt und andere Teilnehmer hinzugefügt hat, erscheint automatisch eine Breakout-Room-Einladung auf ihrem jeweiligen Bildschirm: "Der Moderator lädt Sie ein, folgendem Breakout-Raum beizutreten: Breakout-Session [Zahl]". Erst wenn sie auf "Beitreten" klicken, können Sie den Extraraum nutzen. Alternativ lehnen sie die Einladung mit "Später" ab.
Wenn Du das Online-Meeting moderierst und selbst einem Zoom-Breakout-Room beitreten möchtest, klickst Du im Übersichtsfenster der Nebenräume auf "Beitreten" und bestätigst die Eingabe mit "Ja". Über den Button "Raum verlassen" können Breakout-Room-Teilnehmer von der separaten Session zurück in die Zoom-Hauptkonferenz wechseln.
Auch MS Teams bietet Breakout-Rooms an
Wenn Du Breakout-Rooms in Teams erstellen willst, musst Du der Host einer Konferenz sein und die Desktop-Version nutzen. Die Funktion heißt "Gruppenräume" und befindet sich bei einer laufenden Sitzung oben rechts zwischen dem Hand-Symbol und den drei Punkten. So startest Du einen Teams-Nebenraum während einer Videokonferenz:
- Klicke auf das "Gruppenräume"-Icon.
- Gib die Anzahl der benötigten Räume ein.
- Wähle "Manuell" aus.
- Nimm die grundlegenden Einstellungen vor.
- Befülle die Breakout-Räume mit Teilnehmern.
- Eröffne die Gruppenräume.
Bei Schritt vier kannst Du beispielsweise festlegen oder verhindern, dass Teilnehmer jederzeit wieder die Hauptkonferenz betreten können.
Nur der Host kann zwischen den einzelnen Nebenräumen beliebig hin- und herwechseln, sie umbenennen oder löschen. Auch globale Nachrichten, die parallel in allen Teams-Breakout-Rooms angezeigt werden, kann der Moderator abschicken.
Vorteile der virtuellen Nebenräume
Wer schon an Online-Meetings mit mehreren Menschen teilgenommen hat, kennt es: Oft geraten die Gespräche und Themen durcheinander. Da hilft auch ein Programm nicht immer, denn je mehr teilnehmen und kommunikativ beitragen, desto eher entwickeln sich thematische Nebenschauplätze. Breakout-Rooms von Zoom oder Teams können ihnen gerecht werden.
Fiktives Praxisbeispiel: Ein redaktionelles Team plant per Videokonferenz die kommenden Themen. Dabei entstehen verschiedene Ideen, die in kleineren Gruppen ausgebaut werden. Dafür erstellt die Redaktionsleitung mehrere Breakout-Rooms, benennt sie projektbezogen und teilt die Mitarbeiter entsprechend ihren Kompetenzen manuell zu.
Jetzt haben die Einzelgruppen jeweils eine halbe Stunde Zeit, bevor der Host die Nebenräume wieder schließt und alle in die Hauptkonferenz zurückholt, wo sie nach und nach ihre Ergebnisse vortragen. Letztlich ersetzen virtuelle Gruppensitzungen physische Meetingräume in einem Büro.
Zusammenfassung
- Breakout-Rooms sind manuell erstellte virtuelle Nebenräume während Videokonferenzen.
- Der renommierte Anbieter Zoom bietet Breakout-Rooms ebenso an wie Microsoft Teams.
- Nur der Organisator eines Online-Meetings kann solche Räume einrichten und bearbeiten.
- Je mehr Menschen an einer Konferenz teilnehmen, desto eher bieten sich Breakout-Rooms an.
