Mit Makros kannst Du Aufgaben in Word oder Office automatisieren. Damit musst Du nicht immer wieder neu einen bestimmten Text oder Formatierungen eingeben, sondern kannst sie vom Programm automatisch in Dein Dokument einsetzen lassen. Wir verraten Dir, wie solche Makros erstellt werden.
Wozu Makros? Was sind überhaupt Makros? Du findest sie in verschiedenen Programmen des Office-Pakets von Microsoft wie Word und Excel. Ein Makro ist eine Befehlsabfolge, die Du in einen einzelnen Befehl zusammenfasst, damit darüber eine bestimmte Aufgabe automatisch ausgeführt werden kann. Mit "Befehl" ist hier ein Programmierbefehl für die jeweilige Software gemeint. Aber keine Sorge: Du musst dafür keine Programmiersprache lernen, sondern nur auf ein paar Knöpfchen drücken.
Einfach gesagt: Du betätigst den Marko-Aufnahmeknopf, tust irgendetwas in Word, beendest die Aufnahme und in Zukunft kann Word alles automatisch auf Knopfdruck wiederholen, was Du da getan hast. Wenn Du etwa bestimmte Formatierungen für die Hausarbeit durchführst, kannst Du sie aufnehmen und in Zukunft das Makro laden, damit Dokumente automatisch wieder passend für eine Hausarbeit formatiert werden. Ein anderes Beispiel sind die Autoreninfos, die Du in bestimmten Fällen unter Deine Texte setzt und die wir unten als Illustration verwendet haben.
Entwicklertools aktivieren
Du findest die Einstellungen für die Makros zwar auch unter "Ansicht > Makros", aber in den Entwicklertools lassen sie sich bequemer steuern. Gehe am besten zunächst auf "Datei > Word-Optionen > Menüband anpassen" und setze dort in der rechten Spalte in den "Hauptregisterkarten" ein Häkchen bei "Entwicklertools". Dann klicke unten auf "OK". Nun öffne ein Work-Dokument und klicke auf "Entwicklertools".
Ein Makro erstellen
Um mit der Aufzeichnung eines Makros zu beginnen, klickst Du nun auf "Makro aufzeichnen" unter "Code". Hier gibst Du einen Namen für das Makro ein, wobei es sich um zusammenhängende Zeichen ohne Sonderzeichen handeln muss. Unter "Tastatur" kannst Du dem Makro eine bestimmte Tastenkombination zuweisen und es immer wieder mit dieser Kombination aufrufen. Klicke auf "OK".
Nun schreibst Du zum Beispiel Deine Signatur auf oder Du formatierst ein Dokument oder Du machst noch etwas viel Aufwändigeres. Zum Beispiel erstellst Du Dropdownlisten oder andere ausfüllbare Elemente. Wie das geht, haben wir übrigens hier erklärt. Falls Du zwischendurch etwas in Word tun möchtest, das nicht aufgezeichnet werden soll, klickst Du auf "Aufzeichnung anhalten", danach auf "Aufzeichnung fortsetzen".
Ein Makro ausführen
Bist Du schließlich fertig, gehst Du auf "Aufzeichnung beenden". Das Makro wird dann automatisch gespeichert. Du findest Dein Makro unter "Makros" links neben den Makro-Optionen oder auch unter "Ansicht > Makros > Makros anzeigen". Um es auszuführen, klickst Du auf das gewünschte Makro und dann auf "Ausführen".
Es ist übrigens kein Problem, falls Du während der Makro-Erstellung Fehler machst. Behebe die Fehler einfach und speichere das Makro am Ende ab. Beim Aufruf des Makros wird nur das Ergebnis dargestellt. Allerdings kannst Du Fehler nach dem Abspeichern nicht mehr beheben – es sei denn, die bist Programmierer und beherrschst Visual Basic. Du solltest also schon sicher gehen, dass am Ende alles stimmt, bevor zu die Aufzeichnung des Makros beendest.
Zusammenfassung
- Gehe auf "Datei > Word-Optionen > Menüband anpassen" und setze dort in der rechten Spalte in den "Hauptregisterkarten" ein Häkchen bei "Entwicklertools"
- Klicke unten auf "OK"
- Nun öffne ein Work-Dokument und klicke auf "Entwicklertools"
- Alternativ findest Du die Makros unter "Ansicht > Makros"
- Gehe auf "Makro aufzeichnen"
- Gib einen Namen aus ununterbrochenen Zahlen und Buchstaben für Dein Makro ein
- Unter "Tastatur" kannst Du dem Makro eine bestimmte Tastenkombination zuweisen
- Klicke auf "OK"
- Falls Du etwas in Word tun möchtest, das nicht aufgezeichnet werden soll, klickst Du auf "Aufzeichnung anhalten" und danach auf "Aufzeichnung fortsetzen"
- Am Ende klickst Du auf "Aufzeichnung beenden"
- Das Makro wird automatisch gespeichert
- Du findest Deine Makros unter "Makros" in den Entwickleroptionen oder unter "Ansicht > Makros > Makros anzeigen"
- Um ein Makro auszuführen, wählst Du es aus und klickst auf "Ausführen"
- Es macht nichts, wenn Du während der Aufzeichnung eines Makros Fehler machst, denn am Ende wird sowieso nur das Ergebnis dargestellt
- Nach der Beendigung der Aufzeichnung kannst Du ein Makro ohne Programmierkenntnisse nicht mehr bearbeiten
