Hole noch mehr aus Deinem Abo für Microsoft 365 heraus! Diese zehn Tipps und Tricks machen Deinen Alltag leichter – und katapultieren Dich in null Komma nichts in die Office-Meisterklasse.
Dieser Artikel entstand in Kooperation mit Microsoft.
- So verbessert Word Deinen Stil
- Co-Authoring – gemeinsam bearbeiten in Echtzeit
- E-Mails zurückrufen – mit Outlook kein Problem
- Cortana liest Dir Deine E-Mails vor
- PowerPoint designt Deine Präsentation
- Vortrag aufzeichnen und teilen leicht gemacht
- Brainstorming mit dem Teams-Whiteboard
- Gruppenprojekte mit Breakout-Rooms voranbringen
- Nutze Deinen persönlichen Tresor
- Scannen ohne Scanner
So verbessert Word Deinen Stil
Word in Microsoft 365 kann viel mehr, als Deine Grammatik und Rechtschreibung zu korrigieren. Mit dabei ist der Schreibassistent Editor. Das KI-gestützte Tool macht Dich nicht nur auf mögliche Fehler aufmerksam, sondern schlägt Dir vor, wie Du einen Satz noch klarer formulierst. Um zu erfahren, wie Du Deine Schreib-Skills steigerst, klicke in Word auf die "Editor"-Schaltfläche mit dem Stift in der rechten oberen Ecke.
Co-Authoring – gemeinsam bearbeiten in Echtzeit
Das gemeinsame Referat per E-Mail hin- und herzuschicken war gestern, heute kannst Du mit Microsoft 365 gemeinsam mit anderen Personen in Echtzeit in einem Dokument arbeiten. Dafür legst Du die Datei lediglich in OneDrive ab und gibst sie für andere Nutzer frei. Anschließend kannst Du parallel mit Kollegen, Freunden oder Kommilitonen in einem Dokument arbeiten und bist stets auf dem aktuellen Stand: Word zeigt Dir in Echtzeit alle Änderungen an.
E-Mails zurückrufen – mit Outlook kein Problem
Wer kennt es nicht: Noch schnell vor dem nächsten To-do eine wichtige E-Mail geschrieben, und im Moment des Abschickens fällt Dir ein peinlicher Schreibfehler auf. Mit Outlook kannst Du diese Nachricht zurückrufen. Gehe dafür in den Ordner "Gesendete Elemente" und klicke auf die Schaltfläche "Aktion > Diese Nachricht zurückrufen". Jetzt bekommst Du die Option, ungelesene Kopien dieser Nachricht entweder zu löschen oder durch eine neue zu ersetzen. So kehrst Du Deinen Fauxpas unter den digitalen Teppich.
Cortana liest Dir Deine E-Mails vor
Dank Cortana-Verknüpfung brauchst Du nicht vor dem Bildschirm zu sitzen, um Deine E-Mails in Outlook zu checken. Microsofts Produktivitätsassistentin liest Dir die eingegangenen Nachrichten auf Knopfdruck laut vor. So kannst Du Dich bereits einer anderen Aufgabe widmen und weißt trotzdem, was in Deinem elektronischen Postfach passiert. Klicke dafür in Outlook auf die Schaltfläche "Laut vorlesen" rechts oben in der Ecke. Die Funktion gibt es auch in der Outlook-App.
PowerPoint designt Deine Präsentation
Neben Word, Excel und Outlook ist auch PowerPoint in Microsoft 365 enthalten. Das Geniale an der Präsentationssoftware: PowerPoint schlägt Dir automatisch zahlreiche Designs für Deine Folien vor. So sparst Du viel Zeit beim Gestalten. Die Designideen findest Du unter "Start > Designideen".
Vortrag aufzeichnen und teilen leicht gemacht
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Teams
- OneDrive
- Office Mobile (iOS/Android)
PowerPoint hilft Dir nicht nur bei der Erstellung von Präsentationen. Das Programm ermöglicht Dir auch das Aufzeichnen und Teilen Deines fertigen Vortrags. Zum Aufzeichnen klickst Du auf die Schaltfläche rechts oben in der Ecke, auf der "Aufzeichnen" steht. Via Webcam kannst Du parallel zur Bildschirmpräsentation Dich selbst aufzeichnen, um Deinen Vortrag festzuhalten und im Nachgang zu teilen. Das geht übrigens auch in Teams. Die enge Verknüpfung mit der Kollaborationssoftware ermöglicht das Starten eines Meetings direkt aus PowerPoint. Sobald Deine Folien in OneDrive liegen, kannst Du in PowerPoint auf die "In Teams"-Schaltfläche am rechten oberen Bildschirmrand klicken und loslegen.
Brainstorming mit dem Teams-Whiteboard
In Teams kannst Du überdies virtuelle Gruppentreffen abhalten und gemeinsam an Projekten arbeiten. Praktisch ist dafür die Whiteboard-Funktion. Auf dieser Fläche können alle Teilnehmer nach Belieben mit Stiftwerkzeugen scribbeln und Gedanken teilen. Bilder und Dokumente lassen sich ebenfalls einfügen. Klicke dafür in einer Teams-Sitzung auf "Inhalte teilen > Microsoft Whiteboard". Übrigens: Speichern und exportieren kannst Du das Ergebnis im Anschluss auch!
Gruppenprojekte mit Breakout-Rooms voranbringen
Solltest Du während des Whiteboard-Brainstormings merken, dass es an der Zeit ist, in kleineren Gruppen weiterzuarbeiten, kommen die Breakout-Rooms in Teams gelegen. Die Einrichtung einer solchen Minigruppe innerhalb eines Calls klappt so: Klicke auf das "Gruppenräume-Icon", gib die Anzahl der benötigten Räume an und lege manuell einzelne Teilnehmer und Einstellungen fest – fertig.
Nutze Deinen persönlichen Tresor
Whiteboard-Brainstormings kannst Du als Microsoft-365-Abonnent in OneDrive speichern. Falls Dir manche Dateien zu sensibel für den Cloudspeicher sind, hat OneDrive ein Ass im Ärmel: den persönlichen Tresor. Dateien, die in diesem Ordner abgelegt sind, werden durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Außerdem ist der Zugriff wenige Minuten nach dem Ablegen automatisch wieder gesperrt. Um den Tresor zu nutzen, klickst Du in OneDrive auf "Personal Vault" und folgst den Einrichtungsschritten.
Scannen ohne Scanner
In der App von OneDrive ist praktischerweise eine Scanfunktion integriert. Damit lässt sich ein Dokument per Smartphone oder Tablet fotografieren und anschließend als Word-Dokument, PDF oder Bild speichern. Danach kannst Du die Datei direkt in OneDrive hochladen, weiterbearbeiten und teilen. Die Funktion findest Du in den OneDrive-Apps für Android und iOS unter "Scan".
