PDF ist der Standard für digitale Dokumente. Doch wenn es um das Verschicken als E-Mail-Anhang geht, machen einem zu groß geratene PDF-Dateien schnell einen Strich durch die Rechnung. Hier hilft nur, das PDF-Dokument auf eine überschaubare Größe zu verkleinern. Wir sagen Dir, wie es geht.
Bei den meisten E-Mail-Anbietern dürfen Dateianhänge nicht größer als ein paar Megabyte sein. Ärgerlich, wenn die mühevoll erstellte Bewerbungsmappe dann knapp die Grenze überschreitet und der E-Mail-Provider den Dienst versagt. Doch gerade in Dokumenten mit vielen Bildern steckt viel Optimierungspotenzial. Mit wenigen Handgriffen lässt sich die Größe der PDF-Datei schnell auf einen Bruchteil der ursprünglichen Größe reduzieren.
PDF-Dateien verkleinern: Online-Dienste helfen
Du möchtest PDFs verkleinern? Soll es schnell und einfach gehen, dann lohnt es sich, Online-Tools zu nutzen, die sich auf das Komprimieren von PDF-Dateien spezialisieren. Gute Ergebnisse erzielten hierbei Smallpdf und PDFCompress. Ersterer komprimierte ein zuvor 2,75 Megabyte großes Testdokument auf knapp 1,7 Megabyte, während PDFCompress es immerhin auf 1,91 Megabyte brachte. Die Bedienung ist dabei denkbar einfach: Webseite des Tools aufrufen, betreffendes Dokument hochladen und Komprimierung starten. Nur wenige Sekunden später steht die verkleinerte Datei zum Download bereit. Leichter geht es nicht, möchte man ein PDF kleiner machen.
Nachteile bei der Online-Bearbeitung
Allerdings bringen die praktischen Online-Helfer auch Nachteile mit sich, weswegen deren Verwendung nicht uneingeschränkt zu empfehlen ist. Insbesondere bei der Bearbeitung von PDF-Dateien mit vertraulichen Inhalten ist Vorsicht geboten. Denn hierbei landet das Dokument auf dem Server eines unbekannten Anbieters, der so vollen Zugriff auf die PDF-Datei bekommt. Unverantwortlich: Bei Smallpdf findet die Datenübertragung zudem noch unverschlüsselt statt.
PDFCompress hingegen verschlüsselt immerhin die Kommunikation zwischen PC und Server und schützt die Daten damit vor dem Zugriff durch Dritte. Doch neben den Bedenken beim Datenschutz ist die einfache Bedienung der Online-Dienste nicht nur ein Vor- sondern auch ein Nachteil. Aufgrund des beschränkten Funktionsumfangs gibt es keine Möglichkeiten, das Kompressionsverfahren anzupassen. Mehr Optimierungspotenzial versprechen hier Software-Lösungen auf dem heimischen PC.
PDFs präzise verkleinern: Acrobat XI
Wer alles aus seiner PDF-Datei herausholen will, kommt an der kostenpflichtigen Lösung von Adobe nur schwer vorbei. Mit der Option "PDF mit reduzierter Größe" verkleinert das Programm die Testdatei aus dem Stegreif auf beeindruckende 1,42 Megabyte. Wählt man hingegen die Speicherfunktion "Optimiertes PDF", lässt sich jedes noch so kleine Detail anpassen, um auch die platzsparendste Option zu finden. So gibt es hier die Möglichkeit, die Qualität der Bilder herunterzuschrauben, was in aller Regel die größte Platzersparnis verspricht.
Genügt das noch nicht, lassen sich eingebettete Schriftarten extrahieren, Transparenz-Effekte minimieren oder für den Betrachter unnötige Objekte und Metadaten entfernen. Die ursprünglich 2,75 Megabyte große Testdatei ließ sich halbieren und belegte im Anschluss nur noch 800 Kilobyte auf der Festplatte. Zwar unterschied sich das neue Dokument sichtbar von der Ursprungsdatei, war aber immer noch gut les- und als Arbeitsvorlage nutzbar. Allerdings hat diese Lösung zwei Nachteile: Für den gelegentlichen Hausgebrauch ist Adobe Acrobat XI mit Lizenzkosten von mindestens 90 Euro schlicht zu teuer und die wesentlichen Funktionen liefern auch kostenlose Alternativen.
PDFs komprimieren zum Nulltarif
Programme zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten gibt es wie Sand am Meer. Immer wieder gerne empfohlen wird die kostenlose Software PDF24 Creator und das nicht zu Unrecht. Dabei punktet das knapp 45 Megabyte schwere Tool mit einer ganzen Reihe an nützlichen Zusatzfunktionen, wenn es um das Bearbeiten von PDFs geht. So lassen sich beispielsweise PDF-Dateien aus nahezu allen Dokumentarten erstellen, einzelne Seiten aus mehrseitigen Dokumenten extrahieren oder mehrere PDF-Dokumente in einer Datei zusammenfügen. Aber auch beim Verkleinern von PDF-Dateien erbringt das Programm eine starke Leistung. So lassen sich verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen, mit der sich Größe und Ausgabequalität der Zieldatei an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.
Lassen die PDF-Programme hingegen nur ihre Standardroutinen über das Dokument laufen, kann es sogar passieren, dass die Datei am Ende mehr Megabyte auf die Waage bringt als vorher. So geschehen mit dem Nitro PDF Reader, der die Testdatei auf stolze 4,23 Megabyte aufgeblasen hat.
PDF24 Creator: PDF verkleinern – so einfach geht‘s
Um ein PDF-Dokument zu komprimieren, muss es zuerst mit dem PDF24 Creator geöffnet werden. Anschließend unter "Datei" den "Speichern unter"-Dialog öffnen, um die Formatierungseinstellungen des Programms aufzurufen. Hier lassen sich verschiede Vorgaben machen, wie etwa die allgemeine Qualität der Zieldatei oder die Auflösung des Dokuments und der darin enthaltenen Bilder. Als Orientierungshilfe lässt sich verallgemeinernd sagen, dass 75 dpi für einfache Arbeitszettel ausreichen sollten, 150 dpi versprechen schon ansehnliche Ergebnisse, während 300 dpi sogar den Anforderungen von Druckereien genügen. Allerdings sind diese Angaben nur als Orientierungswerte zu verstehen, die tatsächliche Bildqualität hängt von einer Reihe weiterer Faktoren wie etwa der Bildgröße ab. Unter dem Punkt "Komprimierung" lässt sich noch der Komprimierungsgrad bestimmen. Auch hier gilt: Je niedriger die gewählte Qualitätsstufe, desto kleiner wird die Zieldatei und umgekehrt.
Um das optimale Ergebnis zu erzielen, ist es notwendig, einige Versuche vorzunehmen und auszuprobieren, welche Einstellungen das beste Ergebnis bringen. Praktisch: PDF24 Creator erlaubt es, die Formatierungseinstellungen auch nur auf einzelne Seiten des Dokuments anzuwenden. So lässt sich hier wirklich das Optimum aus der Datei herausholen, ohne dass Du zu viel Qualitätsverlust in Kauf nehmen musst. So schaffte es das Programm, die Testdatei auf nur noch 1,12 Megabyte zusammenzupressen.
PDF-Dokument komprimieren: Händisch anpassen
Grundsätzlich gilt: PDF-Dokumente lassen sich nur dann komprimieren, wenn die Datei auch noch komprimierbare Daten enthält. Liegt bereits die Ausgangsdatei in einem qualitativ schlechten Zustand vor, dann führt das Komprimieren nur zu massiv schlechteren Ergebnissen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Original-Dokumente erneut einzuscannen – sofern möglich. Sind die betreffenden Dokumente nicht zur Hand, hilft nur Fleißarbeit: Exportiere die einzelnen Seiten des PDF als JPG-Datei und verkleinere diese anschließend mit einem Bildprogramm wie beispielsweise dem kostenlosen IrfanView. Wer es genau nimmt, kann anschließend noch auf ein Bildbearbeitungsprogramm wie etwa Gimp zurückgreifen und jedem Pixel einzeln zu Leibe rücken. Anschließend müssen die händisch optimierten Dateien nur wieder als PDF-Dokument zusammengefasst werden. Dieses Vorgehen ist zwar sehr zeitaufwendig, verspricht aber die kleinstmögliche Dateigröße.
Vorteile von PDF-Dateien
Das 1993 von Adobe entwickelte PDF-Format ist wie geschaffen für den Austausch elektronischer Dokumente, erfüllt es doch gegenüber anderen Dateiformaten zwei wichtige Voraussetzungen: Auf jedem PC oder Mac ist mindestens ein Programm zu finden, das PDF-Dokumente öffnen kann und der Empfänger bekommt das Dokument genauso dargestellt, wie der Autor es erstellt hat. Insofern ist es kein Wunder, dass sich das PDF-Format zum Standard des papierlosen Büros entwickelt hat.
Zusammenfassung
- In den meisten Fällen lässt sich die Dateigröße von PDF-Dokumenten mit wenigen Handgriffen minimieren
- Dabei steckt das meiste Optimierungspotenzial in Dokumenten mit Bildern
- Online-Dienste, die sich auf das Komprimieren von PDF-Dokumenten spezialisiert haben, liefern teils gute Ergebnisse, allerdings auf Kosten des Datenschutzes
- PC-Programme verkleinern PDF-Dateien, ohne sie dabei Dritten zu überlassen und versprechen dank umfangreicher Einstellungsmöglichkeiten noch kleinere Dateien bei guter Qualität
- Sind bereits im Ausgangsdokument Details nur schlecht zu erkennen, empfiehlt es sich, die Dokumente erneut einzuscannen
- In besonders schwierigen Fällen hilft nur noch der Griff zu einer Grafiksoftware, um das PDF mit den Werkzeugen der Bildbearbeitung aufzuhübschen
