Egal, ob Präsentation oder umfangreiche Dokumente, häufig hat es allerlei Vorteile, solche Dateien als PDF statt im Original zu teilen. Wir haben einige Tipps, wie Du PDFs erstellst und wie Du sie am besten zur Verfügung stellst.
Von Sebastian Weber
- Vorteile von PDF-Dateien
- Wie kannst Du PDFs teilen?
- Wie kannst Du ein PDF erstellen?
- Zusammenfassung
PDF als Dokument- beziehungsweise Dateiformat gibt es schon seit rund 30 Jahren. Doch früher war es aufwendig und kompliziert, eine Präsentation oder ein Textdokument in diese Form zu bringen. Heute dagegen bieten Betriebssysteme wie Windows oder MacOS den PDF-Export bereits von Haus aus als Funktion und daneben gibt es kostenfreie Tools, die Dir das Leben vereinfachen.
Vorteile von PDF-Dateien
Doch warum solltest du deine Dokumente als PDF teilen, statt sie einfach so zu verschicken, wie sie sind? Hierfür sprechen einige Argumente.
Zunächst einmal verringert die Umwandlung in das PDF-Dateiformat in der Regel die Dateigröße erheblich. Eine riesige Powerpoint-Präsentation kann so klein werden, dass Du sie problemlos als E-Mail-Anhang verschicken kannst – auch wenn Effekte wie Animationen oder eingebundene Videos dadurch verloren gehen. Dazu lassen sich PDFs auch nicht ohne Weiteres bearbeiten und Du kannst sie sogar per Passwort schützen, damit sie nur die gewählten Empfänger öffnen können.
Außerdem sind PDFs heute flexibel nutzbar, denn die meisten Browser können sie darstellen. Daher braucht es kein eigenes Programm, um sie zu lesen, was je nach Quelldatei komplexer sein könnte.
Wie kannst Du PDFs teilen?
Egal auf welchem Weg Du ein PDF erstellt hast, anschließend steht die Frage im Raum, wie Du das PDF am besten teilst. Hier kommt es stark darauf an, mit wem oder zu welchem Zweck Du die Datei teilen möchtest. Hier sind einige Arten, wie Du PDFs bereitstellen kannst:
- Per E-Mail: Ein PDF per E-Mail zu verschicken, ist die einfachste Variante. Hier darf die PDF-Datei aber nicht zu groß sein und sollte auf keinen Fall 20 Megabyte überschreiten, da viele E-Mail-Postfächer größere Dateien nicht akzeptieren. Generell gilt, je kleiner desto besser. Außerdem hast Du keine Kontrolle darüber, an wen der Empfänger das PDF vielleicht weiterleitet.
- Per Filesharing-Dienst: Diese Option setzt voraus, dass Du einen Account für Google Drive, Dropbox oder einen ähnlichen Dienst besitzt. Dort kannst Du dein PDF hochladen und dann einen Share-Link erstellen oder gezielt Leute per E-Mail-Link einladen, das PDF anzusehen. Der Vorteil hier ist, dass Du besser kontrollieren kannst, wer Zugriff auf Dein PDF hat und Du kannst sogar verhindern, dass die Datei heruntergeladen wird.
Wie kannst Du ein PDF erstellen?
Die Umwandlung von Dokumenten in PDF-Dateien ist heute einfach. Früher dagegen musste hierfür noch ein Programm der PDF-Erfinder Acrobat verwendet werden, welches zwar nach wie vor erhältlich, aber nicht mehr zwingend erforderlich ist.
PDF unter Windows erstellen
Seit Windows 10 unterstützt das Microsoft-Betriebssystem den Druck sowie den Export als PDF als Standardfunktion. Wenn Du also zum Beispiel ein Word-Dokument oder eine Powerpoint-Präsentation als PDF speichern möchtest, dann kannst du im jeweiligen Programm unter "Datei" und "Exportieren" die Option PDF auswählen. Anschließend wählst Du den Ordner aus, wo Windows das PDF ablegen soll, vergibst einen Namen und wartest kurz ab.
In anderen Programmen, welche den Export nicht unterstützen, wählst Du die Option "Drucken" aus. Dort bietet Windows Dir als Drucker "Microsoft Print to PDF" an.
PDF unter MacOS erstellen
Mac-Nutzer gehen genauso vor, da Apples Betriebssystem seit MacOS X ebenfalls den Export von PDFs erlaubt. Egal, ob Pages oder Keynote, unter "Ablage" und "Exportieren" wählst du die Option PDF aus und speicherst dein Dokument ab. Doch auch im Drucken-Menü lässt sich der Export als PDF auswählen, falls es die genannte Option im verwendeten Programm nicht gibt.
PDF mit Google Drive erstellen
Da Google Drive mit seinen Programmen Google Docs und Co. von vielen Anwendern heute als mächtige und kostenfreie Alternative zu den klassischen Office-Anwendungen genutzt wird, bieten auch diese Programme eine passende Funktion an.
Öffne in Google Drive einfach das Dokument, das Du als PDF speichern möchtest. Danach wähle den Menüpunkt "Datei" und dort "Herunterladen". In diesem Menü findest Du anschließend allerlei Optionen je nach Dokumentenart, etwa den Download als Word-File und so weiter. Doch dort bietet Google auch das PDF-Format an.
Falls ein Word-Dokument oder ähnliches das Ausgangsformat ist, unterstützt Google Drive auch hier den PDF-Export wie oben beschrieben. Lade hierzu die Datei auf Google Drive hoch und öffne sie dann mit einem Doppelklick. Google Drive wandelt dann zum Beispiel das Word-Dokument in ein Google-Drive-Dokument um, sodass Du es bearbeiten aber auch als PDF herunterladen kannst.
PDF mit Acrobat-Online-Dienst erstellen
Falls all die genannten Optionen nicht das Ergebnis liefern, dass Du Dir erhofft hast, dann bieten die Erfinder der PDF-Dateien auch einen kostenfreien Online-Dienst an. Dort kannst Du die Datei, die Du in ein PDF umwandeln möchtest, hochladen, bearbeiten lassen und dann als PDF herunterladen.
Zusammenfassung
- PDF-Dateien sind meist kleiner als das Originaldokument und verhindern, dass das Dokument bearbeitet wird.
- Windows und MacOS haben heute die Option des PDF-Exports von Haus aus integriert.
- Online-Dienste, wie Google Drive oder ein PDF-Umwandler von Acrobat, sind gute und kostenfreie Alternativen.
- PDFs lassen sich schlicht per E-Mail oder mit verschiedenen Online-Diensten teilen.
