Private Notizen solltest Du in OneNote lieber verschlüsseln. Dann kann niemand ohne das Kennwort auf die Notizen zugreifen. Ob eine Liste mit Weihnachtsgeschenken oder Beichten im persönlichen Tagebuch, so verschlüsselst Du Notizen in OneNote für den PC.
Das Verschlüsseln von Notizen ist aktuell nur in den Vollversionen von OneNote aus den Office-Paketen für PC oder Mac möglich. Konkret funktioniert es in One Note 2007, 2010, 2013 und 2016. Auch auf Deine unverschlüsselten Notizen kann niemand einfach so zugreifen, da sie Deinem Microsoft-Konto zugeordnet sind. Aber die Daten werden mit den Microsoft-Servern synchronisiert und können einfacher als verschlüsselte Daten von Hackern abgegriffen werden. Nicht einmal Microsoft-Mitarbeiter kommen hingegen an Deine kennwortgeschützten Notizen heran, da sie durch eine 128-Bit AES-Verschlüsselung gesichert werden.
Selektive Sicherheit: Nur Abschnitte lassen sich verschlüsseln
Du kannst in OneNote keine ganzen Notizbücher oder einzelne Einträge mit einem Kennwort schützen, sondern nur sogenannte "Abschnitte" in Notizbüchern. Sie entsprechen den Registern, die Du vielleicht aus den Ringordnern von Schule oder Studium kennst. Um einen Abschnitt zu erstellen, klickst Du in OneNote auf "Datei > Neu > Abschnitt". Alternativ klickst Du auf einen bestehenden Abschnitt oben mit der rechten Maustaste und wählst dann "Neuer Abschnitt".
Top Secret: So klappt der Kennwortschutz
Um einen Abschnitt mit einem Kennwort zu schützen, klickst Du mit der rechten Maustaste auf einen Abschnitt und wählst "Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen" aus. Nun wählst Du im Aufgabenbereich Kennwortschutz "Kennwort festlegen" . Schließlich gibst Du im Dialogfeld "Kennwortschutz" bei "Kennwort eingeben" ein von Dir gewünschtes Kennwort ein. Achte darauf, dass Du es Dir gut merkst, denn es gibt nach der Verschlüsselung keine andere Möglichkeit mehr, an Deine Notiz heranzukommen.
Ein Kennwort wird umso sicherer, je länger es ist und je mehr Sonderzeichen es hat. Noch wichtiger ist aber, dass Du es Dir merken kannst. Darum lautet das Kennwort für unseren Test-Abschnitt "Kennwort". Übrigens solltest Du das Kennwort auch niemandem verraten, wie wir gerade – und ein bisschen besser als "Kennwort" sollte es schon sein. Nun gibst Du im Feld "Kennwort bestätigen" das Kennwort noch einmal ein und klickst auf "OK".
Beweise vernichten: Kopien der geheimen Notiz löschen
Möglicherweise weist Dich ein Fenster darauf hin, dass noch Kopien der Notiz existieren, die Du verschlüsseln möchtest. Am besten löschst Du diese Kopien mit der Bestätigung der Option "Vorhandene Sicherungen löschen". Leider kann es auf Deinem Mobilgerät noch weitere synchronisierte Kopien der Notiz geben, die Du auch noch löschen solltest.
Rufst Du die gesperrte Notiz in der Smartphone-App von OneNote auf, ist sie unsichtbar und es gibt dort keine Möglichkeit, sie zu entsperren. Auch das geht nur am PC oder am Mac.
Tarnumhang anlegen: Geschützte Abschnitte sperren
Die kennwortgeschützten Abschnitte bleiben noch eine Weile sichtbar. Um sie zu sperren, klickst Du mit der rechten Maustaste auf den verschlüsselten Abschnitt und wählst "Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen" aus. Dann klickst Du anschließend im Aufgabenbereich auf der rechten Seite bei "Kennwortschutz" auf die Option "Alle sperren". Nun sind die verschlüsselten Notizen nicht mehr zu sehen.
Übrigens kannst Du selbst entscheiden, wann die geschützten Abschnitte automatisch gesperrt werden sollen. Gehe dafür auf "Datei > Optionen" und hier bei "OneNote-Optionen" auf "Erweitert". Unter "Kennwörter" auf der rechten Seite entscheidest Du Dich für eine von drei Optionen: "Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, nachdem ich so lange nicht darin gearbeitet habe", wobei Du dann eine passende Zeit auswählen kannst, "Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, sobald ich sie verlassen habe" für eine sofortige Sperrung nach der Bearbeitung sowie "Zugriff auf kennwortgeschützte, nicht gesperrte Abschnitte durch Add-In-Programme aktivieren", falls die Abschnitte vorübergehend in anderen Anwendungen verfügbar bleiben sollen. Dann klickst Du einfach auf "OK".
Finite Incantatem: Auf gesperrte und verschlüsselte Abschnitte zugreifen
Um auf Deine unsichtbaren und verschlüsselten Notizen wieder zugreifen zu können, gehst Du wie folgt vor: Klicke mit der linken Maustaste auf den Arbeitsbereich oder betätige die Eingabetaste und gebe das Kennwort ein. Dann ist die Notiz wieder sichtbar und Du kannst die Arbeit daran fortführen.
Zusammenfassung
- Das Verschlüsseln und Entschlüsseln von Notizen ist aktuell nur in OneNote-Vollversionen für PC und Mac möglich
- Du kannst lediglich Abschnitte in Notizbüchern verschlüsseln
- Abschnitte erstellst Du via "Datei > Neu > Abschnitt"
- Um einen Abschnitt zu verschlüsseln, machst Du einen Rechtsklick auf einen Abschnitt und wählst "Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen" aus
- Nun klickst Du auf "Kennwort festlegen", rechts im Fenster auf "Kennwort eingeben", tippst das gewünschte Kennwort ein und bestätigst es darunter noch einmal
- Falls Dich ein Fenster auf Kopien Deiner zu verschlüsselnden Notiz hinweist, klicke dort auf "Vorhandene Sicherungen löschen"
- Um die verschlüsselten Abschnitte unsichtbar zu machen (sie zu "sperren") gehst Du auf "Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen" und im Aufgabenbereich bei "Kennwortschutz" auf die Option "Alle sperren"
- Um zu entscheiden, wann die verschlüsselten Abschnitte automatisch gesperrt werden sollen, gehst Du auf "Datei > Optionen" und hier bei "OneNote-Optionen" auf "Erweitert". Unter "Kennwörter" wählst Du die bevorzugte Option aus
- Um wieder auf Deine verschlüsselten Notizen zuzugreifen, klicke mit der linken Maustaste auf den Arbeitsbereich oder betätige die Eingabetaste und gebe das Kennwort ein
