Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen: So geht's

In Outlook kannst Du auf Wunsch eine automatische Abwesenheitsnotiz erstellen.
In Outlook kannst Du auf Wunsch eine automatische Abwesenheitsnotiz erstellen. (©Microsoft 2017)
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Ganz egal ob Urlaub, Dienstreise oder einfach nur keine Zeit: Wer eine Zeit lang nicht per E-Mail zu erreichen ist, kann über Outlook beispielsweise eine Abwesenheitsnotiz anzeigen lassen. Wir erklären, wie das geht.

Wer im Büro arbeitet, hat vermutlich schon Erfahrungen mit Microsoft Outlook gesammelt. Die Office-Software hilft beim Koordinieren von Terminen und dem Bewältigen des täglichen E-Mail-Verkehrs. Damit sich in Urlaubszeiten oder im Falle einer Krankheit kein unnötiger E-Mail-Verkehr ansammelt, ist es sinnvoll, in solchen Zeiträumen eine automatische Abwesenheitsnotiz einzustellen.

Eine Outlook-Abwesenheitsnotiz erstellen: So wird's gemacht

  1. Klicke in Outlook dafür auf "Datei > Automatische Antworten"
  2. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Du den Zeitraum Deiner Abwesenheit einstellst
  3. Außerdem kannst Du in einem Textfeld eine Abwesenheitsnotiz einfügen und alternative Kontaktadressen für Leute angeben, die ein dringendes Anliegen haben
  4. Mit dem Klick auf "Ok" wird die Abwesenheitsnotiz erstellt, sie erscheint dann im angegebenen Zeitraum für jeden, der eine Mail an Deine Adresse sendet

Regeln für Abwesenheitsnotizen erstellen

Es lassen sich in Outlook auch Sonderregeln für Abwesenheitsnotizen erstellen. Das bedeutet im Prinzip nichts Anderes, als dass unterschiedliche Empfänger auch unterschiedliche Abwesenheitsnotizen angezeigt bekommen – oder für einzelne Kontakte eine automatische Weiterleitung einrichten.

  1. Klicke in Outlook auf "Datei > Automatische Antworten"
  2. Lege im Folgenden den Zeitraum für Deine Abwesenheit fest
  3. Stelle zudem ins Textfeld eine schriftliche Notiz ein
  4. Klicke anschließend auf "Regeln" und in der folgenden Übersicht auf "Regeln hinzufügen"
  5. Im Feld "Von" kannst Du nun einzelne Kontakte hinzufügen, für die Sonderregeln gelten sollen
  6. In den Auswahlfeldern unten legst Du anschließend fest, was mit den Mails der eingetragenen Kontakte passieren soll. Du hast die Auswahl aus: "Hinweisen mit", "Löschen", "Verschieben in", "Kopieren in", "Weiterleiten", "Antworten mit" oder "Benutzerdefiniert"
  7. Möchtest Du einstellen, dass Mails von einem bestimmten Kontakt an einen Kollegen weitergeleitet werden, dann musst Du im Feld hinter "Weiterleiten" einfach die Mail-Adresse des Kollegen eintragen

Wenn das Mailkonto keine automatische Abwesenheitsnotizen unterstützt

Viele Mailkonten, gerade von Drittanbietern, unterstützen die Funktion für automatische Abwesenheit nicht. Dann musst Du die Abwesenheitsnotiz unter Umständen direkt beim jeweiligen Anbieter erstellen und Dich beispielsweise für ein Gmail-Konto direkt bei Gmail einloggen, um eine solche Notiz anzulegen.

Zusammenfassung

  1. Wenn Du per Mail für längere Zeit nicht erreichbar bist, solltest Du eine Abwesenheitsnotiz für Deine Kontakte einstellen
  2. Unter Outlook klappt das über "Datei > Automatische Antworten"
  3. Auf Wunsch kannst Du auch verschiedene Regeln für die Abwesenheitsnotiz festlegen, beispielsweise, dass Mails von bestimmten Kontakten automatisch an eine andere Adresse weitergeleitet werden
  4. Einige Mailkonten von Drittanbietern unterstützen die Abwesenheitsnotizen von Outlook nicht, in diesem Fall musst Du eine entsprechende Notiz direkt beim entsprechenden Provider einstellen
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