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Digitale Unterschrift erstellen: So geht's

Eine bestimmte Art der elektronischen Signatur ist einer händischen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt.
Eine bestimmte Art der elektronischen Signatur ist einer händischen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt. Bild: © Pixabay / jarmoluk 2017

Du willst eine digitale Unterschrift erstellen und ganz im Sinne eines papierlosen Büros Deine Dokumente digital signieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten – doch nicht bei allen ist Deine Unterschrift fälschungssicher oder der händischen Unterschrift gleichgestellt. Wir erklären die verschiedenen Varianten und wie Du sie nutzen kannst.

Von Niko Plaas

Digitale Unterschriften: Diese Unterschiede gibt es

Laut der EU-Verordnung eIDAS werden elektronische Unterschriften in drei verschiedene Arten unterteilt. Sie unterscheiden sich in Bezug auf Rechtsgültigkeit, Fälschungssicherheit, Beweiskraft und technische Anforderungen. Details liest Du im Folgenden.

Einfache elektronische Signatur

Eine einfache elektronische Signatur besteht aus elektronischen Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft werden. Sie ist die einfachste Form einer digitalen Unterschrift.

Konkret heißt das: Bereits Dein Name unter einer E-Mail stellt eine einfache elektronische Signatur dar. Dasselbe gilt für eine eingescannte Unterschrift, die Du als Grafik einfügst. Diese erste Grundstufe der Unterschrift weist Deine Identität nicht sicher nach. Sie ist nicht fälschungssicher und besitzt kaum rechtliche Verbindlichkeit. Du kannst sie also für formlose Schreiben nutzen oder um einem Dokument einen persönlichen Akzent zu verleihen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Eine fortgeschrittene Signatur muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen sein.
  • Sie muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen.
  • Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten angefertigt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter alleiniger Kontrolle verwenden kann.
  • Sie ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Um eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu erstellen, ist eine spezielle Software nötig. Sie erzeugt einen einmaligen Signaturschlüssel, der die genannten Punkte erfüllt.

Das Prinzip: Als Absender erstellst Du Deine Signatur mit Deinem privaten Schlüssel. Der Empfänger kann die Daten dann mit einem öffentlichen Schlüssel entschlüsseln. Diese Form der digitalen Unterschrift ist in vielen Fällen auch rechtsgültig, etwa bei Verträgen zwischen Unternehmen und Kunden.

Qualifizierte elektronische Signatur

In offiziellen Dokumenten, die vertraglich oder gesetzlich die Schriftform erfordern, ist ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur gültig. Sie entspricht der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, erfordert aber zwei zusätzliche Sicherheitsmerkmale:

  • Die digitale Unterschrift wird von einer sogenannten sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt. Sie funktioniert in etwa wie eine Smartcard, kann aber auch von einem Trust Service Provider vergeben und aus der Ferne verwaltet werden (was Cloud-Signaturverfahren möglich macht). Die SSEE gewährleistet Geheimhaltung und Fälschungssicherheit einer digitalen Signatur.
  • Der Unterzeichner muss seine Identität zweifelsfrei bestätigen, zum Beispiel bei einem persönlichen Treffen oder über eine vergleichbare Methode (etwa einen Videochat). Erst dann bekommt er eine digitale ID, mit der er qualifizierte elektronische Unterschriften leisten kann.

Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist die erstellte digitale Unterschrift rechtlich abgesichert und der analogen Unterschrift gleichgestellt.

Allerdings gibt es auch beim Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen Ausnahmen. Zum Beispiel darf im Familienrecht in den meisten Fällen keine digitale Unterschrift verwendet werden. Auch bei der Gründung einer Firma oder beim Kauf einer Immobilie ist eine digitale Unterschrift im Normalfall nicht zugelassen. Krankenkassen oder Kreditanstalten hingegen nutzen dieses Verfahren häufig.

Digitale Unterschrift erstellen in Word: Eine persönliche Note

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Du kannst Deine Unterschrift einscannen und als Bild in Word einfügen. Bild: © Screenshot TURN ON/Microsoft 2020

Möchtest Du einer E-Mail oder einem Dokument eine persönliche Note verleihen? Dann kannst Du Deine Signatur einscannen und anschließend in Word einfügen, um eine digitale Unterschrift zu erstellen. So funktioniert's:

  1. Nimm ein weißes Blatt Papier und unterschreibe darauf.
  2. Scanne die Unterschrift ein. Falls Du den Scan-Bereich nicht individuell festlegen kannst, scanne die gesamte Seite ein und stelle Deine Unterschrift anschließend mit einem Bildbearbeitungsprogramm frei (zum Beispiel mit GIMP).
  3. Speichere die Datei in einem von Word unterstützten Format, zum Beispiel als jpg.
  4. Öffne das Word-Dokument, in dem Du Deine digitale Unterschrift erstellen willst.
  5. Gehe zu "Einfügen > Bilder > Dieses Gerät…" bzw. "Bild aus Datei".
  6. Wähle das Bild Deiner Unterschrift an dem Ort aus, an dem Du es gespeichert hast.
  7. Klicke unten rechts auf "Einfügen".
  8. Positioniere die Bilddatei dort, wo Du Deine Unterschrift einfügen möchtest.
  9. Passe die Größe Deiner Unterschrift gegebenenfalls an, indem Du sie an einem der Eckpunkte der Grafik größer oder kleiner ziehst. Halte dabei die Strg-Taste gedrückt, damit die Größenverhältnisse erhalten bleiben.

Mit Word digital unterschreiben per Signaturzeile

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Du kannst der Signaturzeile Details zum Signierer hinzufügen. Bild: © Screenshot TURN ON/Microsoft 2020

Mit der Funktion "Signaturzeile" kannst Du Deine digitale Unterschrift in Word ein ganzes Stück sicherer machen. Sie ist eigentlich für einen anderen Zweck gedacht: Du kannst damit ein Signaturfeld erstellen, in dem jemand anders unterschreiben soll – zum Beispiel, wenn Du Daten von einer anderen Person anforderst, die diese per Unterschrift bestätigen soll. Du kannst im Signaturfeld aber auch einfach selbst unterschreiben.

Hast Du Deine Unterschrift hinzugefügt, verknüpft Word ein digitales Zertifikat damit – erkennbar an einem Code, der unterhalb der Signatur auftaucht. Zusätzlich wird das Dokument schreibgeschützt. Entfernt ein anderer Nutzer den Schreibschutz, löscht er damit gleichzeitig die Unterschrift.

So erstellst und unterschreibst Du die Signaturzeile:

  1. Klicke an die Stelle in Deinem Dokument, an der die Unterschrift erscheinen soll.
  2. Gehe zu "Einfügen > Signaturzeile".
  3. Klicke im Fenster "Signatureinrichtung" auf die entsprechenden Felder, um Details wie Namen, E-Mail-Adresse oder Position einzugeben.
  4. Bestätige unten mit "OK".
  5. Klicke mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Signaturzeile.
  6. Klicke auf "Signieren".
  7. Trage rechts neben dem Kreuz Deinen Namen ein.
  8. Klicke unten rechts auf "Signieren".
  9. Bestätige mit "Ja" und "OK".

Dein Word-Dokument enthält nun Deine digitale Unterschrift. Sobald jemand das Dokument bearbeiten möchte, wird die Signaturzeile inklusive Unterschrift gelöscht.

Achtung: Da Du bei dieser Variante kein offizielles Zertifikat eines e-Signatur-Anbieters verwendest, handelt es sich um ein rein privates Zertifikat, das nicht überprüft werden kann. Das bedeutet, Deine Signatur ist nicht fälschungssicher.

Qualifizierte digitale Unterschrift inklusive Authentifizierung

Adobe Sign ist auch als App für mobile Endgeräte verfügbar.fullscreen
Adobe Sign ist auch als App für mobile Endgeräte verfügbar. Bild: © Screenshot TURN ON/Adobe 2020

Es gibt verschiedene e-Signatur-Anbieter, mit deren Hilfe Du Dich per Cloud-Signaturverfahren authentifizieren und zertifizieren lassen kannst, zum Beispiel Adobe Sign, DocuSign oder Comodo.

Mit einer solchen Software lässt sich eine digitale Unterschrift direkt in einer PDF-Datei erstellen – und natürlich auch in anderen Dokumenten. Neben einfachen und fortgeschrittenen Signaturen lassen sich mit dem Service auch qualifizierte elektronische Signaturen erzeugen. Dieses Vorgehen ist in der Regel kostenpflichtig.

Basis für eine solche qualifizierte Unterschrift ist eine zertifikatbasierte digitale ID, die von einem akkreditierten EU-Vertrauensdienst vergeben wird. Sie kann aus einem ID-Code, einer PIN oder einem passwortgeschützten Zertifikat bestehen. Adobe arbeitet beispielsweise mit mehr als 200 unterschiedlichen, staatlich anerkannten Zertifizierungsstellen zusammen.

Das Grundprinzip einer qualifizierten digitalen Unterschrift ist bei allen Anbietern gleich:

  • Digitale ID erstellen: Zunächst lässt Du Dir bei einer Zertifizierungsstelle oder einem Vertrauensdienst eine digitale ID zuweisen. Das kannst Du in der Regel über den e-Signatur-Anbieter erledigen.
  • Digitale Unterschrift erstellen: Nun kannst Du in einem Dokument Deiner Wahl, etwa einer PDF-Datei, Deine digitale Signatur einfügen. Dazu gibst Du Deine digitale ID, Deine persönliche PIN oder Dein passwortgeschütztes privates Zertifikat an. So verknüpfst Du Deine Signatur untrennbar mit dem unterschriebenen Dokument.
  • Identität überprüfen: Derjenige, dem Du das digital unterschriebene Dokument zuschickst, kann Deine Unterschrift überprüfen. Hierfür ist ein öffentlicher Code in Deiner digitalen Signatur hinterlegt, der bei der zugehörigen Zertifizierungsstelle abgeglichen wird.

Eine so erstellte qualifizierte digitale Unterschrift ist fälschungssicher, erfüllt höchste Sicherheitsstandards und hat den rechtlichen Status einer handschriftlichen Unterschrift.

Zusammenfassung

  • Digitale Unterschriften werden in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen unterteilt. Die qualifizierte elektronische Signatur bietet die höchste Rechtssicherheit und entspricht der Unterschrift per Hand
  • Für eine einfache Form der digitalen Unterschrift brauchst Du nur einen Scanner und Word
  • In Word kannst Du außerdem die Funktion "Signaturzeile" nutzen, um ein Dokument einfach digital zu unterschreiben
  • Qualifizierte elektronische Signaturen kannst Du nur unter Verwendung einer zertifikatbasierten digitalen ID erstellen, zum Beispiel über Dienste wie Adobe Sign oder Comodo
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