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Microsoft Teams: Anleitung – alles zu Meetings, Breakout-Räumen & mehr

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Noch neu bei Microsoft Teams? Dann haben wir wichtige Infos für Dich. Bild: © monticellllo - stock.adobe.com 2021

Microsoft Teams ist der Alleskönner unter den Chat-Tools für die Arbeit. Die Plattform bündelt Funktionen wie Chat und Videotelefonie und bildet die Basis für einen besseren Austausch zwischen Teams. Hier erfährst Du, was Du zum Start wissen musst.

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine chatbasierte Plattform, die für den produktiven Einsatz in Unternehmen gedacht ist – ganz gleich, ob in kleineren Teams oder größeren Abteilungen. Damit nicht genug: Zugleich kannst Du Dich mit Deinen Kollegen innerhalb der Software per Videotelefonie oder Telefon verständigen.

Die große Stärke des Tools sind seine zahlreichen Erweiterungen, die für eine produktive Zusammenarbeit unerlässlich sind und welche die Arbeit erleichtern. Zudem kannst Du Microsoft Teams flexibel auf allen wichtigen Plattformen nutzen, ob auf dem Computer, Mac oder auf dem Smartphone.

Microsoft Teams herunterladen für PC, Mac, Android und iPhone

Microsoft Teams ist grundsätzlich kostenlos und bietet bereits in der Basis-Version viele Features. Wer zusätzliche Sicherheit oder mehr Cloud-Speicher benötigt, muss die kostenpflichtige Version wählen. Wichtig: Solltest Du Dich mit einem kostenpflichtigen Office-365-Account von Microsoft für die kostenlose Teams-Version anmelden, leitet Dich das Programm automatisch an die verwaltete Teams-Umgebung Deines Unternehmens weiter.

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Microsoft Teams gibt es sowohl für den PC als auch für das Smartphone. Bild: © Adobe Stock/ink drop 2021

Features der kostenlosen Version von Microsoft Teams

  • Chatten ohne Begrenzung
  • Onlinebesprechungen bis zu 60 Minuten, für einen begrenzten Zeitraum sogar bis zu 24 Stunden
  • 10 GB Datenspeicher für das Team und 2 GB persönlicher Speicher für jeden Nutzer
  • Erstellen von Office-Inhalten in Echtzeit
  • Einbinden zusätzlicher Apps, etwa Adobe Sign, Evernote und Trello
  • Kommunikation mit internen wie externen Personen

Neues Team erstellen

Nach erfolgter Anmeldung erstellt das Programm automatisch ein Team mit dem Namen Deines Unternehmens, das Du anschließend umbenennen kannst. Nach dem ersten Start öffnet sich die Teams-Ansicht von selbst – falls nicht, wechsele in den Tab "Teams". Fahre dann wie folgt fort: "Team erstellen > neues Team erstellen oder Team auf Grundlage einer bereits vorhandenen Office-365-Gruppe bilden". Wähle anschließend, ob das Team privat oder öffentlich sein soll. Lege dann eine Beschreibung fest und einen Teamnamen. Klicke anschließend auf "Erstellen" und füge ggf. Mitglieder zu Deinem Team hinzu.

Kanäle erstellen

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Im Bereich "Teams" findest Du Deine aktuellen Kanäle. Bild: © Microsoft 2021

Nicht jeder im Unternehmen oder Team muss auch alle Nachrichten lesen – darum kannst Du einzelne Kanäle erstellen, in denen nur bestimmte Personen teilnehmen und nur bestimmte Sachthemen besprochen werden. Klicke dazu in der linken Leiste auf das Symbol mit den drei Punkten, um zu den weiteren Einstellungen zu gelangen: "Kanal hinzufügen > Name und Beschreibung eingeben > Datenschutz > Standardkanal oder privaten Kanal > Hinzufügen". Hast Du einen privaten Channel erstellt, kannst Du weitere Personen in diesen einladen.

Meeting erstellen

Die Benutzeroberfläche ist relativ selbsterklärend: In der linken Seitenleiste findest Du Deine Teams und Kanäle und kannst auf Erweiterungen zugreifen. In der Mitte kannst Du mit anderen Teammitgliedern kommunizieren oder auf Knopfdruck ein Meeting starten. Klicke dazu einfach auf das Videokamera-Symbol unter dem Texteingabefeld des Chatfensters. Tippe anschließend einen Namen für das Meeting ein und lade Personen ein, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

Virtuellen Hintergrund definieren

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Mit wenigen Handgriffen schaffst Du Dir in Teams Deinen eigenen virtuellen Hintergrund.

Echte Videotelefonie-Profis wissen – auf den richtigen Hintergrund kommt es an. Wer in den eigenen vier Wänden nicht die optimalen Bedingungen für einen ordentlichen Hintergrund hat, kann spielend leicht auf die virtuelle Variante ausweichen. Das funktioniert vor einem Meeting ganz einfach: Direkt unter dem Videofenster findest Du die Option "Hintergrund-Filter". Auf der rechten Seite werden Dir alle möglichen Optionen angezeigt. Die einfachste Option ist "Unschärfe": Damit wird der Hintergrund automatisch unscharf gestellt, währen Du im Vordergrund weiterhin im Fokus bleibst.

Natürlich kannst Du auch einen eigenen Hintergrund definieren: Microsoft stellt dafür bereits einige Bilder bereit, die Du auf Knopfdruck verwenden kannst. Solltest Du ein eigenes Foto bevorzugen, lässt sich eines über "Neu hinzufügen" von Deinem Computer aus hochladen. Wichtig ist nur, dass das Bild im Format JPG, BMP oder PNG vorliegt. Gut zu wissen: Dein neuer Hintergrund bleibt anschließend in allen Besprechungen bestehen, bis Du ihn wieder änderst. Um ihn zu deaktivieren, klicke auf den "Aus"-Button.

Breakout-Room erstellen: Die Option für Brainstormings

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Direkt neben der Handsteuerung befindet sich das Symbol zum Starten eines Breakout-Rooms. Bild: © Microsoft 2021

Schon mal von Breakout-Räumen gehört? Keine Sorge – das Feature ist noch ganz frisch in Microsoft Teams. Die Idee dahinter: Brainstormings oder Diskussionen in kleineren Arbeitsgruppen durchzuführen. Dafür haben Organisatoren die Möglichkeit, Meeting-Teilnehmer in kleinere Grüppchen aufzuteilen. Der Organisator selbst kann einfach zwischen verschiedenen Breakout-Räumen hin- und herspringen.

Mehr noch: Organisatoren können in allen Räumen gleichzeitig etwas ankündigen und auch jederzeit alle Kollegen zurück in das Hauptmeeting holen. Dateien, Aufzeichnungen oder Transkripte, die während des Meetings entstanden sind, stehen dem Organisator und den Nutzern dann zur Verfügung.

Organisatoren müssen sicherstellen, dass Kollegen private Treffen mit folgenden Einstellungen planen können:

  • Privates Treffen erlauben = ein
  • Jetzt Treffen in privater Besprechung erlauben = ein
  • Kanal-Besprechungsplanung zulassen = ein
  • Treffen jetzt in Kanälen erlauben = ein
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Sogenannte Nebenräume eignen sich vor allem für spontane Brainstormings. Bild: © Microsoft 2021

Zudem musst Du zunächst in den Einstellungen die Option "Neue Meeting-Erfahrung einschalten" aktivieren, anschließend die Software neu starten. Stelle ebenso sicher, dass alle Teilnehmer über die neueste Version von Microsoft Teams verfügen. Nimmst Du jetzt als Organisator an einem Meeting teil, siehst Du neben der Handsteuerung auch die neue Breakout-Room-Funktion.

Teilnehmer und Moderatoren sehen die "Nebenräume"-Option übrigens nicht, diese bleibt Organisatoren vorbehalten. Bis zu 50 Räume kannst Du parallel einrichten und diese mit unterschiedlichen Namen versehen. Anschließend kannst Du mittels Kontrollkästchen Teilnehmer schnell den einzelnen Räumen zuweisen.

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Zusammenfassung

  • Mit Microsoft Teams kannst Du innerhalb eines Unternehmens mit anderen Kollegen zusammenarbeiten und Dich austauschen.
  • Es ist möglich, über die Plattform zu chatten, Videogespräche zu führen und andere Dienste einzubinden.
  • Innerhalb eines Teams lassen sich verschiedene Kanäle erstellen, damit Unterhaltungen nur zwischen direkt Beteiligten geführt werden können.
  • Bist Du mit Deinem Hintergrund nicht zufrieden, kannst Du einen virtuellen Hintergrund definieren oder Deinen unscharf stellen.
  • Das Feature Breakout-Rooms eignet sich für Brainstormings in kleinerem Kreis.
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