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OneNote-Anleitung: 10 Tipps für Anfänger und Fortgeschrittene

Mit OneNote kannst Du Notizen machen und sie multimedial aufbereiten.

Mit OneNote kannst Du mehr als Notizen machen. Mit der kostenlosen Microsoft-Software lassen sich ebenso Texte übersetzen, Diagramme und Tabellen zeichnen und Schrift in Maschinentext umwandeln. Unsere Anleitung erklärt die ersten Schritte mit der App genauso wie anspruchsvollere Funktionen.

Eine Stärke von Microsoft OneNote ist die plattformübergreifende und kostenlose Verfügbarkeit. Unter Windows 10 gehört die Anwendung zur Grundausstattung, aber auch für den Mac oder iOS lässt sich der Notizen-Editor herunterladen. Unter dem folgenden Link findest Du das passende Programm für Dein System: www.onenote.com/download.

Übrigens: OneNote 2016 ist eine ältere Version der Software und ein Teil des Office-Pakets aus dem gleichen Jahr. Microsoft empfiehlt Nutzern dieses Programms, auf die Web-Version von OneNote umzusteigen, denn OneNote 2016 wird nicht mehr mit neuen Funktionen versorgt.

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Nutzern von OneNote 2016 empfiehlt Microsoft auf die kostenlose OneNote-App umzusatteln.

Erste Schritte in OneNote (Windows 10)

Wir haben OneNote für diesen Ratgeber in Windows 10 eingesetzt, aber auf anderen Systemen funktioniert die App ähnlich. Beim ersten Start von OneNote wirst Du nach einem Microsoft-Konto gefragt. Ein solcher Account ist für die Verwendung der App zwingend erforderlich. Das hat Vorteile, da auf diese Weise alle Notizen auf all Deinen Geräten verfügbar und synchronisiert werden. So kannst Du beispielsweise eine Notiz am Desktop-Rechner beginnen und anschließend unterwegs auf einem Tablet perfektionieren.

Nach der Eingabe der Account-Details öffnet sich automatisch ein Notizbuch. Im Umgang mit OneNote empfiehlt es sich, für jedes neue Thema ein neues Notizbuch anzulegen. Dies gelingt, indem Du unter dem Feld "Notizbücher" in der linken Seitenleiste unten auf "Notizbuch hinzufügen" klickst.

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OneNote liefert eine Auswahl an Muster-Notizbüchern ab Werk mit.

Innerhalb der einzelnen Notizbücher lassen sich zusätzlich Kapitel (in OneNote "Abschnitte" genannt) anlegen und darin einzelne Seiten speichern. Am besten stellst Du Dir einfach ein analoges Notizbuch vor, wenn Du beginnst, Deine Memos mit OneNote zu organisieren. Das hilft bei der gedanklichen Strukturierung. Microsoft stellt auch fertige Notizbuch-Formate zur Verfügung. Das Notizbuch "Arbeit" beispielsweise ist automatisch in "Besprechungsnotizen", "Aufgabenlisten", und "Recherchenotizen" gegliedert.

Grundlegende Funktionen

Mit dem Schreiben kannst du in OneNote an jeder beliebigen Stelle im Dokument beginnen. Schreibst Du mit einer Tastatur, befindet sich das Geschriebene automatisch in einer Textbox, die sich per Drag-and-Drop verschieben lässt.

Wenn Du willst, kannst Du außerdem handschriftliche Notizen verfassen. Besonders geeignet sind dafür Touchscreen-Geräte wie Smartphones oder Tablets, aber auch auf einem klassischen Desktop-Rechner steht dir die "Zeichnen"-Funktion im obigen Reiter zur Verfügung. Dort findest Du unter "Start" auch die von Microsoft Word bekannten Textbearbeitungstools, um Größe und Schriftart etc. anzupassen.

Besonders gut klappt das Zeichnen mit einem aktiven Eingabestift, wie ihn viele Convertibles und Windows-Tablets bieten, etwa die Microsoft-Surface-Serie. Die Samsung-Galaxy-Note-Reihe umfasst derweil Android-Smartphones mit einem Stylus, der sich gut in der OneNote-App nutzen lässt.

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Unter den Reitern "Start" und "Zeichnen" befinden sich die Basisfunktionen von OneNote.

Bilder / Videos / Dokumente / Audio einfügen

Unabhängig davon, welches Medium in der Notiz platziert werden soll, führt Dein Weg über den Reiter "Einfügen". Hier stehen die Optionen "Tabellen", "Bilder", "Audio" oder auch "Onlinevideo" zur Auswahl. Durch letztere kannst Du zum Beispiel ein YouTube-Video in der Notiz verankern. Dieses lässt sich direkt in der Notiz wiedergeben. Ebenso kannst Du mit einem Klick auf "Audio" Tonaufnahmen in OneNote speichern.

Unter dem Menüpunkt "Datei" kannst Du außerdem jede beliebige Datei in die Notiz ziehen – egal, ob Bild, PDF, Video oder Word-Dokument. Die Dateien werden dann mit einem Icon an die Notiz angeheftet.

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Unter dem Menüpunkt "Einfügen" lassen sich alle Medien in eine Notiz einfügen.

PDF- und Word-Dokumente in Note bearbeiten

Direkt neben der Schaltfläche für das Einfügen von Dateien befindet sich eine weitere mit dem Namen "Ausdruck". Über diese Funktion lassen sich Word-Dokumente oder auch PDFs direkt in OneNote anzeigen. Normalerweise kann der Text innerhalb dieser Dokumente nicht editiert werden, aber aus Dokumenten im Docx-Format kannst Du Text herauskopieren und dann wie gewohnt in OneNote bearbeiten.

PDFs lassen sich mit Markierungen und Kommentaren versehen. Damit letzteres funktioniert, sollte der Adobe Acrobat Reader auf dem Gerät Deiner Wahl installiert sein.

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Über die Schaltfläche "Ausdrucken" lassen sich Word-Dokumente und PDFs in OneNote anzeigen.

Checklisten erstellen

Unter dem "Start"-Menü lassen sich zum einen die von Word bekannten Bulletpoint-Listings und Nummerierungen erstellen, zum anderen kannst Du auch ein Kästchen zum An- bzw. Abhaken herbeizaubern. Du findest es unter der zweiten Schaltfläche von rechts. Als Teil der "Markierungen" sind hier auch die sogenannten "Aufgaben" zu finden.

Jetzt musst Du nur noch in den Text an die Stelle klicken, an die eines dieser Kästchen gehört und schon kann es losgehen mit der Checkliste. Mit einem Klick auf Enter lassen sich nach Belieben weitere Punkte ergänzen.

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Checklisten lassen sich durch das Anklicken der sogenannten "Aufgaben" erstellen.

Markierungen richtig nutzen

Neben den "Aufgaben" befinden sich an gleicher Stelle auch die "Markierungen". Durch diese können bestimmte Sätze als Fragen, Definitionen oder als besonders wichtig markiert werden. Dies sorgt nicht nur dafür, dass entsprechende Sätze optisch in der Notiz hervorgehoben werden, sondern erleichtert auch deren Suchbarkeit.

Gesucht wird in OneNote über die Lupe am linken Seitenrand. So lassen sich alle Notizbücher auf einmal nach bestimmten Informationen durchforsten. Hast Du zum Beispiel einen Absatz als "Wichtig" markiert, taucht dieser unter der entsprechenden Kategorie in der Suche auf. Neben den vorgefertigten kannst Du auch eigene Tags erstellen, über die sich bestimmte Inhalte dann finden lassen. Solltest Du die Markierungen einmal vergessen, kannst Du allerdings auch die Volltextsuche verwenden, um bestimmte Begriffe aufzuspüren.

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In diesem Beispiel ist eine Frage als solche markiert und kann daher über die Kategorie "Frage" in der Suchfunktion leicht gefunden werden.

Texte übersetzen lassen

OneNote ermöglicht es, Texte aus diversen Sprachen in andere zu übersetzen. So lassen sich beispielsweise englische Texte leicht ins Deutsche verwandeln und umgekehrt. Ein echtes Plus der Notiz-Software!

Die Funktion verbirgt sich im Reiter "Ansicht". Wähle zuerst den Text aus, den Du in eine andere Sprache verwandeln möchtest. Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand der Übersetzer, in dem Du die Start und Zielsprache auswählen kannst. Fehlerfrei ist die Maschinenübersetzung selbstverständlich nicht, aber sie kann zu einer deutlichen Zeitersparnis beitragen.

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OneNote kann Texte automatisch in verschiedenste Sprachen übersetzen.

Diagramme zeichnen

Unter dem Reiter "Zeichnen" und der Schaltfläche "Formen" verbergen sich Linien, Vierecke und Ellipsen die sich mit einem Klick in die Notiz einfügen lassen. Außerdem finden sich an dieser Stelle einfache Diagramme mit X- und Y-Achsen.

Das Zeichnen mit der freien Hand erweist sich hier als besonders praktisch, denn so lassen sich Graphen und einzelne Punkte in das Diagramm einfügen. Über die Schaltfläche "Freihand in Form" kannst Du überdies Kreise, Vierecke und ähnliche Formen frei mit der Hand in ein Dokument zeichnen, um sie anschließend automatisch in eine geometrisch perfekte Form umzuwandeln.

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Einfache Diagramme lassen sich mit einem Mix aus den klassischen Formen und dem freien Zeichnen erstellen.

Freihand-Text in Maschinenschrift umwandeln

Praktischerweise lassen sich bei OneNote mit der Hand geschriebene Notizen im Nachgang in Maschinenschrift umwandeln. Dafür wählst Du im Reiter "Zeichnen" das Auswahlwerkzeug an und markierst die handgeschriebene Notiz. Im Anschluss genügt ein Klick auf die Schaltfläche "Freihand in Text" und schon wird aus der Schreib- die Maschinenschrift.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn es sich um Sätze handelt, die du gerne über die Suche finden würdest. Die kann nämlich nur Maschinenschrift lesen.

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Nach der Auswahl des handschriftlichen Textes lässt sich das Geschriebene über die Schaltfläche "Freihand in Text" in Maschinenschrift umwandeln.

OneNote-Notiz mit anderen teilen

Wenn Du eine Notiz mit anderen bearbeiten möchtest, kannst Du das betreffende Notizbuch per E-Mail mit ihnen teilen. Gehe dafür ganz oben rechts im OneNote-Fenster auf den Menüpunkt "Teilen" und gebe im Anschluss die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

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In der rechten oberen Ecke von OneNote findest Du die "Teilen"-Funktion.

Das Teilen gelingt auch, wenn der Empfänger OneNote nicht besitzt. In diesem Fall öffnet sich die Web-App von Microsoft. Im Funktionsumfang ist die Browser-Variante allerdings leicht eingeschränkt. Anmerkungen und Kommentare zu hinterlassen ist aber kein Problem.

Zusammenfassung

  • OneNote organisiert einzelne Seiten über Notizbücher und Kapitel
  • Schreibe mit der Tastatur oder zeichne frei via Touchscreen, Eingabestift oder Mauszeiger
  • Über "Einfügen" lassen sich Bilder, Dokumente und Videos in das Dokument kopieren und Audio-Dateien aufzeichnen
  • Mit "Ausdruck" können PDF- und Word-Dokumente in OneNote bearbeitet werden
  • Checklisten werden über "Start">"Aufgaben" erstellt
  • "Markierungen" helfen dabei, wichtige Informationen in der Suche zu finden
  • Über "Ansicht">"Übersetzen" lassen sich Texte in verschiedene Sprachen übersetzen
  • Unter "Zeichnen">"Formen" finden sich Graphen, Vierecke und Diagramme
  • Unter "Zeichnen">"Freihand in Text" lässt sich Handschriftliches in Maschinenschrift umwandeln
  • Rechts oben ermöglicht die Schaltfläche "Teilen" das Versenden von Notizbüchern an andere Nutzer
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