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Outlook: Automatische Weiterleitung einrichten – so funktioniert's

In  Outlook lassen sich eingehende E-Mails ganz unkompliziert an andere E-Mail-Adressen weiterleiten.
In Outlook lassen sich eingehende E-Mails ganz unkompliziert an andere E-Mail-Adressen weiterleiten. Bild: © Microsoft 2017

Durch die Erstellung von Regeln lässt sich ganz einfach in Outlook eine automatische Weiterleitung für E-Mails einrichten. Welche E-Mails genau zu einer anderen Adresse weitergeleitet werden sollen, können Nutzer präzise selbst bestimmen. Wie das funktioniert, verrät unser Ratgeber.

Wer mehrere E-Mail-Konten besitzt, möchte womöglich wichtige E-Mails gebündelt an eine einzige Adresse erhalten. Mit Microsoft Outlook lässt sich dies ganz einfach über die automatische Weiterleitung von E-Mails realisieren. Mithilfe von erstellten Regeln können Nutzer sogar einen recht präzisen Filter erstellen, mit dem nur bestimmte E-Mails weitergeleitet werden. Wie Du die automatische Weiterleitung in Outlook 2019 und in Microsofts kostenfreier Variante Outlook 365 einrichtest, erfährst Du jetzt.

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Automatische Weiterleitung in Outlook 2019 einrichten

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung ist die automatische Weiterleitung in Outlook im Nu eingerichtet:

  1. Starte Outlook und klicke in der Menüleiste auf den Reiter "Start". In dem sich darunter befindenden Menüband klickst Du anschließend auf "Regeln" und schließlich auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten...".
  2. Im neuen Fenster klickst Du auf die Schaltfläche "Neue Regel...". Nun öffnet sich der Regel-Assistent. Wähle hier unter "Regel ohne Vorlage erstellen" die Option "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" aus.
  3. Nun können Bedingungen für eine Weiterleitung ausgewählt werden. Möchtest Du etwa nur E-Mails weiterleiten, die von einem bestimmten Absender kommen, setzt Du einen Haken bei der Option "die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt" und definierst anschließend den Absender genauer. Möchtest Du, dass alle E-Mails weitergeleitet werden, wählst Du keine Option aus.
  4. Wenn Du alle gewünschten Bedingungen definiert hast, musst Du im zweiten Fenster auswählen, was mit den eingehenden Nachrichten passieren soll. Wähle dort die Option "diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten" aus.
  5. Durch einen Klick auf den blau markierten Text kannst Du nun die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben, an die eingehende E-Mails weitergeleitet werden sollen. Im sich neu öffnenden Fenster wählst Du die Adresse entweder aus dem Adressbuch aus oder gibst sie manuell in das Feld neben der Schaltfläche "An" ein. Bestätige anschließend mit "OK" und "Weiter".
  6. Im nächsten Fenster können auf Wunsch Ausnahmen für die Weiterleitung festgelegt werden. Möchtest Du nichts ausschließen, klicke auf "Weiter".
  7. Im finalen Fenster kannst Du der Regel nun noch einen Namen zuweisen. Wichtig ist außerdem, dass Du bei der Option "Diese Regel aktivieren" einen Haken setzt, da die Regel sonst nicht ausgeführt wird. Mit einem Klick auf "Fertig stellen" ist die Einrichtung der automatischen Weiterleitung in Outlook abgeschlossen.

Automatische Weiterleitung in Office 365 einrichten

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Die automatische Weiterleitung von E-Mails in Outlook 365 lässt sich in wenigen Schritten einrichten. Bild: © Microsoft/Screenshot TURN ON 2021

Wer anstatt Outlook 2019 Microsofts kostenfreies E-Mail-Programm Office 365 nutzt, kann seine eingehenden E-Mails ebenfalls an andere Adressen weiterleiten:

  1. Logge Dich mit Deinen Zugangsdaten in der Outlook Web App ein.
  2. Klicke in Deinem E-Mail-Postfach auf das Zahnrad, um in die Einstellungen zu gelangen.
  3. In der Navigation auf der rechten Seite scrollst Du nun nach unten und klickst auf "Alle Outlook-Einstellungen" anzeigen.
  4. Im neuen Fenster klickst Du im Menü ganz links auf den Eintrag "E-Mail" und in dem Menü daneben auf "Regeln".
  5. Drücke nun auf den Button "Neue Regel" hinzufügen. Daraufhin öffnet sich eine simple Maske, in der Du Bedingungen für die automatische Weiterleitung definieren kannst.
  6. Gib in Feld 1 zunächst einen Namen für die Weiterleitung ein.
  7. In Feld 2 kannst Du im Dropdown-Menü eine oder mehrere Bedingungen für die Weiterleitung festlegen. Wähle dort Deine gewünschten Optionen aus. Möchtest Du alle Nachrichten auf eine andere Adresse um- oder weiterleiten, dann scrolle ganz nach unten und klicke auf "Auf alle Nachrichten anwenden".
  8. In Feld 3 wählst Du nun eine oder mehrere Aktionen aus, die mit den eingehenden E-Mails ausgeführt werden soll. Wähle im Dropdown-Menü entweder die Option "Weiterleiten an" oder "Umleiten an" aus. Was die beiden Optionen unterscheidet, erfährst Du im Anschluss.
  9. Gibt im Feld neben der Aktion dann die entsprechende E-Mail-Adresse ein, an die Deine Nachrichten weitergeleitet werden sollen.
  10. Auf Wunsch kannst Du in Feld 4 nun noch Ausnahmen festlegen. Möchtest Du keine Ausnahmen definieren, kannst Du das Feld mit einem Klick auf das Kreuz entfernen.
  11. Möchtest Du, dass bei der Anwendung der E-Mail-Weiterleitung andere bestehende Regeln ignoriert werden, musst Du bei der Option "Verarbeiten weiterer Regeln beenden" einen Haken setzen. Sollen mehrere Regeln befolgt werden, setzt Du dort keinen Haken.
  12. Klicke nun auf die Schaltfläche "Speichern" und die Einrichtung der automatischen Weiterleitung in Outlook 365 ist abgeschlossen.
Nachrichten weiterleiten oder umleiten?
Ob Du bei der automatischen Weiterleitung "Nachricht weiterleiten" oder Nachricht umleiten" auswählst, spielt für den Empfang auf der jeweiligen Adresse keine Rolle. Allerdings gibt es Unterschiede bei der Beantwortung weitergeleiteter E-Mails:

Mit der Option "Nachricht weiterleiten" landet die Antwort auf eine weitergeleitete E-Mail bei der Adresse, von der sie weitergeleitet wurde. Bei "Nachricht umleiten" hingegen erreichen Deine Antworten direkt die Adresse des ursprünglichen Absenders. 

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Zusammenfassung

  1. Die automatische Weiterleitung in Outlook 2019 und Outlook 365 erfolgt über definierbare Regeln.
  2. Wähle zuerst aus, unter welchen Bedingungen E-Mails an ein anderes Konto weitergeleitet werden sollen und gib anschließend die entsprechende Adresse ein.
  3. Auf Wunsch kannst Du auch Ausnahmen für die automatische Weiterleitung definieren.
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