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Outlook-Kalender freigeben, synchronisieren & exportieren: So geht's

Wir verraten Dir, wie Du Deinen Outlook-Kalender im Handumdrehen teilen kannst.
Wir verraten Dir, wie Du Deinen Outlook-Kalender im Handumdrehen teilen kannst.

Mit Outlook kannst Du nicht nur E-Mails schreiben, sondern auch Deinen Kalender verwalten. Wie Du den Outlook-Kalender freigeben, synchronisieren und exportieren kannst, erläutern wir jetzt Schritt für Schritt.

Einen Outlook-Kalender freizugeben ist sinnvoll, wenn es darum geht, dass auch etwa Deine Kollegen über bevorstehende Termine und Meetings Bescheid wissen – das sorgt für Planungssicherheit. Damit das in der Praxis funktioniert, musst Du zuvor eine Freigabe für Deinen Kalender in Outlook erteilen. Das Feature funktioniert nicht nur mit dem Standard-Kalender, sondern auch mit eigens hinzugefügten Kalendern.

Outlook-Kalender freigeben

Bei aktuellen Versionen klappt das Freigeben eines Kalenders folgendermaßen: "Start > Kalender > Kalender freigeben". Wähle im Dropdown-Menü den gewünschten Kalender aus und klicke im Dialogfeld "Kalendereigenschaften" auf "Hinzufügen". Jetzt kannst Du E-Mail-Adressen manuell eingeben oder Kontakte aus Deinem Adressbuch auswählen, mit denen Du den Kalender teilen möchtest.

Klicke dann auf "OK" und wähle anschließend Name oder E-Mail-Adresse aus, um die Einstellungen für die Detailebene festzulegen. Klicke auf "OK". Danach erhalten die Nutzer per E-Mail eine Freigabeeinladung, die durch Klicken auf "Annehmen" akzeptiert werden kann.

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Bei der Kalender-Freigabe können gezielt die Berechtigungen definiert werden.

Falls Du hingegen nur einen statischen Teil Deines Outlook-Kalenders für einen bestimmten Zeitraum freigeben möchtest, kannst Du das ebenfalls tun. Der Empfänger erhält in diesem Fall keinerlei Updates. Wähle dazu zunächst den Kalender-Tab aus, dann "Start > Kalender per E-Mail senden".

Im nächsten Schritt kannst Du in den Feldern "Kalender" und "Datumsbereich" bestimmen, welcher statische Teil Deines Kalenders per E-Mail versendet werden soll. Klicke nach erfolgreicher Auswahl auf "OK". Eine neue E-Mail wird daraufhin automatisch geöffnet. Gib im Feld "An" die gewünschten Empfänger ein und klicke auf "Senden".

Bei älteren Versionen wie Outlook 2010 oder 2007 funktioniert der hier beschrieben Weg anders. So kann in Outlook 2007 nur eine statische Kopie des Kalenders freigegeben werden, während in Outlook 2010 zusätzlich eine Freigabe des Outlook-Kalenders durch Veröffentlichung auf Outlook.com möglich ist.

Outlook-Kalender synchronisieren auf dem Smartphone

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Mit der Outlook-App kann der Kalender bequem auf dem Smartphone genutzt werden.

Den Outlook-Kalender kannst Du durch einfaches Hinzufügen auf dem iPhone oder Android-Smartphone synchronisieren. Dafür muss dieser über Office 365 oder Outlook.com freigegeben worden sein. Auf dem iPhone kannst Du den Outlook-Kalender wie folgt hinzufügen: "Einstellungen > Passwörter & Accounts > Account hinzufügen". Wähle aus der Liste "Outlook.com" aus und melde Dich mit Deinem Microsoft-Account an. Im nächsten Schritt kannst Du jetzt den Kalender per Schieberegler aktivieren, damit dieser in der Kalender-App erscheint. Die Synchronisation erfolgt automatisch.

Alternativ kannst Du auch die kostenlose Outlook-App aus dem App Store herunterladen und auf dem iPhone installieren. Das ist auch die einfachste Möglichkeit, den Outlook-Kalender auf einem Android-Smartphone zu nutzen.

Outlook-Kalender exportieren

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Der Kalender lässt sich als statisches Abbild exportieren.

Falls Du nur den Outlook-Kalender exportieren möchtest, gelingt dies ebenfalls mit wenigen Klicks: Wähle dazu den Kalender-Bereich aus: "Start > Kalender speichern". Hier kannst Du jetzt auf die Standardbezeichnung zurückgreifen oder einen individuellen Namen im Textfeld eintragen. Im Bereich "Weitere Optionen" bekommst Du eine Zusammenfassung aller Daten angezeigt.

Bist Du noch nicht zufrieden, kannst Du weitere Einstellungen für Datum oder Detailebene vornehmen. Klicke abschließend auf "OK" und "Speichern". Die anschließend erstellte Datei im iCalendar-Format kannst Du dann wieder importieren, etwa in Outlook oder auf dem iPhone.

Zusammenfassung: Outlook-Kalender freigeben, synchronisieren & exportieren

  • Outlook-Kalender freigeben: "Start > Kalender > Kalender freigeben"
  • E-Mail-Adressen eingeben oder Kontakte auswählen, für die der Kalender freigegeben werden soll
  • Statischen Outlook-Kalender freigeben: "Start > Kalender per E-Mail senden"
  • Outlook-Kalender synchronisieren auf dem iPhone: "Einstellungen > Passwörter & Accounts > Account hinzufügen".
  • Alternativ: Kostenfreie Outlook-App für iPhone oder Android nutzen
  • Outlook-Kalender exportieren: "Start > Kalender speichern > OK > Speichern"
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