PDF-Formular erstellen mit Word: So geht's

Nicht ganz so einfach wie ein Tastendruck: ein PDF-Formular in Word erstellen.
Nicht ganz so einfach wie ein Tastendruck: ein PDF-Formular in Word erstellen. (©Adobe Stock/momius 2018)
Gregor Rumpf Würde sich auch in 10 Jahren noch das iPhone SE kaufen, weil große Smartphones nerven.

Ein PDF-Formular ist besonders praktisch, weil dort in vorgegebene Felder Eintragungen, Notizen oder Kommentare gemacht werden können. Doch wie erstellt man so ein Formular überhaupt? Wir zeigen am Beispiel von Word, wie es geht.

Formular in Word erstellen

Um ein PDF-Formular zu erstellen, musst Du zunächst den Umweg über ein Schreibprogramm nehmen. Unsere Anleitung erfolgt am Beispiel von Word 2016, alternativ kannst Du aber natürlich auch kostenlose Programme wie LibreOffice oder OpenOffice nutzen. In Word 2016 stehen Dir drei Wege offen, um ein Formular zu erstellen. Wir erklären im Folgenden alle drei Möglichkeiten:

Für Anfänger

  • In Word den Tab "Einfügen" auswählen und dann auf "Tabelle" klicken
  • Per Raster Anzahl der Spalten und Zeilen festlegen
  • Alternativ "Tabelle einfügen" anklicken oder Tabelle selbst zeichnen
  • Zeilen und Spalten nach Wunsch benennen – fertig!

Für Fortgeschrittene

  • Formularvorlagen nutzen unter "Datei > Neu" und dort nach dem Begriff "Formulare" suchen
  • Gewünschte Formularvorlage anklicken und auf "Erstellen" klicken
  • Formularvorlage ausfüllen
  • Word bietet Hunderte unterschiedliche Formularvorlagen an, unter anderem Lehrpläne, Briefe zur Zahlungsaufforderung oder Spendenformulare

Für Profis

  • Alternativ können auch eigene Formularvorlagen in Word erstellt werden
  • Dafür muss zunächst die Registerkarte "Entwicklungstools" eingeblendet werden: "Datei > Optionen > Menüband anpassen > Häkchen bei Entwicklertools setzen > OK"
  • Entwicklertools in der Menüleiste auswählen und auf das kleine Icon "Vorversionstools" (Aktentasche) klicken
  • Die Textfelder für ein Word-Formular finden sich unter den "ActiveX-Steuerelementen"
  • Die Felder müssen  nun nur noch in das Dokument eingefügt werden, zusammen mit dem restlichen Text

Word-Formular in PDF umwandeln

Im nächsten Schritt wird nun das in Word erstellte Formular in eine PDF-Datei umgewandelt, damit nicht jede andere Person sie frei bearbeiten kann. Um eine Word-Datei in eine PDF-Datei umzuwandeln, musst Du "Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > Veröffentlichen" auswählen – fertig ist das PDF-Formular.

Bei älteren Word-Versionen kannst Du alternativ auch Freeware-Programme wie WordToPDF oder PDF-XChange Lite nutzen, um das Formular zu konvertieren.

Zusammenfassung

  1. In Schreibprogramm wie Word, OpenOffice oder LibreOffice ein Formular erstellen
  2. Beispiel Word: Tabelle einfügen, Formularvorlagen nutzen oder Formular selbst erstellen über Entwicklertools
  3. Dokument direkt in Word als PDF speichern über  "Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > Veröffentlichen"
  4. Bei älteren Word-Versionen Freeware-Tools wie WordToPDF oder PDF-XChange Lite zum Konvertieren nutzen
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