Ratgeber

So erstellst Du ein ausfüllbares Formular in Word

Mit ausfüllbaren Formularen kannst Du Dich zum Beispiel vor einer Seminararbeit selbst prüfen.
Mit ausfüllbaren Formularen kannst Du Dich zum Beispiel vor einer Seminararbeit selbst prüfen. (©Pixabay / StartupStockPhotos 2017)

Mit versteckten Optionen kannst Du in Word ein ausfüllbares Formular erstellen. Dazu gehören etwa Listen zum Ankreuzen, Dropdown-Listen zum Auswählen, Felder mit Datumsauswahl und Felder für die Texteingabe. So kannst Du interaktive Dokumente anlegen, um zum Beispiel Dein Studium zu planen oder um Teilnehmerlisten und Umfragen anzufertigen.

In Microsoft Word sind eine Reihe von Funktionen versteckt, mit denen Du interaktive Dokumente anfertigen kannst. Diese Dokumente kannst Du im Anschluss selbst ausfüllen, um Dich zum Beispiel zu testen, oder Du kannst sie anderen schicken, damit diese etwa ihre Teilnahme an einer Übung in einem übersichtlichen Dokument erklären können. Da die meisten Nutzer diese Funktionen selten benötigen, hat Microsoft sie versteckt – und zwar ziemlich gut.

Mit ein paar Klicks Entwickler werden

Zum Formular erstellen musst Du zunächst die sogenannten "Entwicklertools" aktivieren. Das hat nicht unbedingt etwas mit Programmierung zu tun, sondern für Microsoft ist bereits jemand, der mit ein paar Klicks eine Dropdown-Liste erstellen möchte, ein "Entwickler". Um in die Riege der Entwickler aufzusteigen, öffnest Du Word und gehst dann auf "Datei > Optionen > Menüband anpassen". Hier scrollst Du unter den "Hauptregisterkarten" herunter bis zu den "Entwicklertools" und setzt daneben links ein Häkchen. Nun bestätigst Du die Wahl mit "OK". Ähnliche Listen wie die Hauptregisterkarten wirst Du übrigens gleich selbst erstellen können.

Öffne nun ein beliebiges Word-Dokument, entweder ein neues Dokument oder eines aus den Onlinevorlagen. Oben steht mit den "Entwicklertools" ein neuer Menüpunkt zur Auswahl. Dort sind die gewünschten Optionen verborgen.

Eine Ankreuzliste erstellen

 Mit einer Ankreuzliste kannst Du zum Beispiel den Überblick über Deine geplanten Seminare behalten. fullscreen
Mit einer Ankreuzliste kannst Du zum Beispiel den Überblick über Deine geplanten Seminare behalten. (©Screenshot TURN ON / Microsoft 2017)

Ein Formular erstellen mit Kästchen zum Ankreuzen kannst Du in Word mit Hilfe vom sogenannten "Kontrollkästchensteuerelement". Aktiviere zunächst unter "Entwicklertools  > Steuerelemente" den "Entwurfsmodus". In diesem Modus erstellst Du Deine interaktiven Dokumente und deaktivierst Du den Entwurfsmodus anschließend, siehst Du das Dokument aus der Nutzersicht.

Klicke in Deinem Word-Dokument nun an die Stelle, wo Du eine Ankreuzliste erstellen möchtest. Nun klickst Du unter den Steuerelementen auf "Kontrollkästchensteuerelement". Auf diese Weise wird ein weißes Quadrat in Dein Dokument eingefügt, das man ankreuzen kann. Um den zugehörigen Listeneintrag zu ergänzen, verlässt Du am besten den Entwurfsmodus und gibst dann rechts oder links neben dem Kästchen einen Text ein. Zum Beispiel kannst Du auf diese Weise ein Formular erstellen und darauf die Studieninhalte wie etwa Seminare und Prüfungsvorbereitungen auflisten und sie nacheinander abhaken, wenn Du sie hinter Dir hast.

Eine Dropdownliste erstellen

 Mit einer Dropdownliste kannst Du zum Beispiel Tests für Dich selbst oder für Deine Lerngruppe erstellen. fullscreen
Mit einer Dropdownliste kannst Du zum Beispiel Tests für Dich selbst oder für Deine Lerngruppe erstellen. (©Screenshot TURN ON / Microsoft 2017)

Mit einem Klick auf eine Dropdown-Liste werden darunter mehrere mögliche Antwortoptionen angezeigt, von denen Du eine auswählen kannst. Mit einer Dropdown-Liste kannst Du Dich als Student zum Beispiel selbst testen oder Tests für Deine Lerngruppe erstellen. Oder Du nutzt die Liste, um Klarheit über ein Thema zu gewinnen.

Gehe unter den "Entwicklertools" auf "Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement". Um die Dropdown-Liste mit Antwortoptionen zu füllen, wählst Du das Element aus und klickst auf "Entwicklertools > Eigenschaften". Unten klickst Du auf "Dropdownlisten-Eigenschaften > Hinzufügen" und anschließend gibst Du jeweils eine Antwortoption in das Feld "Anzeigename" ein und bestätigst die Wahl jeweils mit "OK". Schließe mit "OK" das Fenster, verlasse den Entwurfsmodus und Du kannst Deine neue Dropdownliste ausprobieren.

Eine Datumsauswahl einfügen

 Mit einem Feld für die Datumsauswahl können die Nutzer das jeweilige Datum in ein Dokument eintragen. fullscreen
Mit einem Feld für die Datumsauswahl können die Nutzer das jeweilige Datum in ein Dokument eintragen. (©Screenshot TURN ON / Microsoft 2017)

Du kannst recht unkompliziert ein Feld für die Datumsauswahl in ein Dokument einfügen. Gehe dafür einfach auf "Entwicklertools > Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement". Ein Formular erstellen bietet nun den Vorzug, dass es die Nutzer jeweils mit aktuellen Informationen und dem heutigen Datum versehen können.

Einen Text einfügen

 Mit einem Text-Inhaltssteuerelement kannst Du zum Beispiel in einem Quiz Platz für die Antworten schaffen. fullscreen
Mit einem Text-Inhaltssteuerelement kannst Du zum Beispiel in einem Quiz Platz für die Antworten schaffen. (©Screenshot TURN ON / Microsoft 2017)

Die Texteingabe erlaubt etwa die Beantwortung von Prüfungsfragen an einer dafür vorgesehen Stelle. Es gibt zwei Optionen, wie Du Benutzer in Word Text an eine vorbestimmte Stelle in ein Dokument eingeben lassen kannst: Das "Rich-Text-Inhaltssteuerelement" erlaubt dem Nutzer die Formatierung seines Textes, etwa via Fetten oder Einfärben. Es eignet sich für längere Texte. Das "Nur-Text-Steuerelement" hingegen erlaubt lediglich die einfache Texteingabe ohne Formatierung, was für kurze Antworten genügt. Du findest beide Optionen unter den "Entwicklertools" und kannst die Textfelder einfach mit einem Klick einfügen.

Tipp: Falls Du ein ausfüllbares Element im Detail an Deine Wünsche anpassen möchtest, gelingt Dir das, indem Du das Element anklickst und dann oben bei den Steuerelement auf "Bearbeiten" gehst.

Zusammenfassung

  1. Öffne Word
  2. Gehe auf "Datei > Optionen > Menüband anpassen"
  3. Setze bei den "Entwicklertools" in der Liste ein Häkchen und bestätige die Auswahl mit "OK"
  4. Aktiviere stets unter "Entwicklertools  > Steuerelemente" den "Entwurfsmodus" zum Formular erstellen
  5. Um eine Ankreuzliste anzufertigen, klickst Du im Dokument an die gewünschte Stelle und gehst auf "Steuerelemente > Kontrollkästchensteuerelement"
  6. Nun kannst Du neben dem Kästchen eine Beschreibung einfügen
  7. Um eine Dropdownliste einzufügen, gehst Du unter den "Entwicklertools" auf "Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement".
  8. Um dort Antworten einzutippen, gehst Du auf "Entwicklertools > Eigenschaften > Dropdownlisten-Eigenschaften > Hinzufügen"
  9. Gib je eine Antwort in das Feld "Anzeigename" ein und bestätige die Wahl mit "OK"
  10. Um eine Datumsauswahl einzufügen, gehst Du auf "Entwicklertools > Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement"
  11. Um ein Textfeld einzufügen, gehst Du auf "Entwicklertools > "Rich-Text-Inhaltssteuerelement" für formatierbare Texte oder auf "Nur-Text-Steuerelement" für nicht vom Benutzer formatierbare Texte
  12. Nun kannst Du in Word ein Formular erstellen
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