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7 Tipps für die Dropbox-App für Android und iOS

Was mit Dropbox alles möglich ist, erfährst Du mit unseren Tipps.
Was mit Dropbox alles möglich ist, erfährst Du mit unseren Tipps. (©Flickr / Ian Lamont, Format changed 2016)

Der Cloudspeicher Dropbox bietet praktische Features, die Du vielleicht noch nicht entdeckt hast. Mit diesen 7 Tipps und Tricks für die Android und iOS-Apps kannst Du produktiver und sicherer mit der Dropbox arbeiten. 

Dropbox gehört zu den populärsten Cloudspeicher-Lösungen. Damit legst Du Deine Daten auf den Servern des Herstellers ab und kannst sie auf verschiedenen Geräten via Internet aufrufen. Für iPhone-Nutzer gibt es eine passende iOS-App, Android-Fans laden sich Dropbox aus dem Play Store herunter. Die Dropbox bietet viele nützliche Features, von denen Du vielleicht nicht alle kennst. Hier verraten wir 7 Tipps und Tricks für den Cloudspeicher.

1. Hier abladen: Dateien teilen, die für den Mailanhang zu groß sind

Die Dropbox wird auch im Business-Bereich gerne genutzt. Trotzdem schickt man sich gerne noch Daten wie große Fotos, Designentwürfe und Videos via Mail zu. Das Versenden von Mails mit großen Anhängen dauert aber länger und ist, je nach Mail-Anbieter, eventuell gar nicht möglich. Außerdem füllt sich so der Mail-Speicher schnell. Du kannst dieses Problem einfach mit der Dropbox lösen, ohne dass gleich jeder die Dateien erhält oder bearbeiten kann.

Öffne die Dropbox-App auf Deinem Smartphone und erstelle einen neuen Ordner, indem Du auf das "+"-Zeichen im blauen Kreis unten rechts tippst und dann "Neuen Ordner erstellen" wählst. Zunächst hast nur Du selbst Zugriff auf die Inhalte dieses Ordners. Rechts neben dem Ordner siehst Du einen Kreis mit einem Pfeil, der nach unten zeigt. Tippe auf den Pfeil und wähle im Ordnermenü den Punkt "Freigeben" aus. Hier gibst Du die E-Mail-Adresse des Nutzers ein, der Zugriff auf die Inhalte des Ordners erhalten soll. Rechts neben der Mail tippst Du auf den Stift und wählst für den Empfänger "Ist Bearbeiter" oder "Ist Betrachter" aus, je nachdem, ob er die Dateien auch verändern oder nur ansehen können soll.

2. Genug gesurft: Dateien offline verfügbar machen

 Die Mobile-Apps von Dropbox erlauben Dir auf Wunsch auch Offline-Zugriff auf Deine Dateien. fullscreen
Die Mobile-Apps von Dropbox erlauben Dir auf Wunsch auch Offline-Zugriff auf Deine Dateien. (©Screenshot TURN ON / Dropbox 2016)

Ein Vorteil von Cloudspeichern besteht auch darin, dass Du mit verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets, Notebooks und PCs an denselben Dateien arbeiten kannst, die überall synchronisiert, also auf den jeweils aktuellen Stand gebracht werden. Die Dateien werden nicht nur auf Deinen eigenen Geräten synchronisiert, sondern – sofern Du die entsprechenden Ordner auch für andere freigibst – auch auf den Geräten von anderen Nutzern. Da nicht alle Geräte unbedingt immer online sind, kannst Du die Dateien auch offline verfügbar machen.

Um auf Deinem Smartphone Dateien offline verfügbar zu machen, tippst Du rechts neben dem Dateinamen auf den Kreis mit dem nach unten weisenden Pfeil und wählst im Menü die Option "Offline verfügbar" aus, beziehungsweise legst Du dort den Schalter um. Nun kannst Du stets auf die Dateien zugreifen, indem Du bei den drei Balken links oben im Hauptmenü den Eintrag "Offlinedateien" auswählst. So sparst Du auch mobile Daten, die in Deutschland nie wirklich günstig zu haben sind.

3. Brauchst Du nur auf dem PC: Selektive Synchronisierung

Einige Nutzer fragen, ob sie auch auf dem Smartphone-Speicher Ordner von der Synchronisation ausschließen können. Das funktioniert darum nicht, weil die Dateien in Deiner mobilen Dropbox ohnehin nicht automatisch auf Deinem Smartphone gespeichert werden. Sie bleiben also in der Cloud, sofern Du sie nicht gezielt herunterlädst. Auf dem PC oder Mac sieht das anders aus.

Falls Du einen Windows-PC nutzt, gehst Du in der Dropbox auf das Zahnradsymbol und wählst "Einstellungen" aus. Dort klickst Du auf "Konto" und dann auf "Selektive Synchronisierung". Nun kannst Du einfach das Häkchen neben den Ordnern entfernen, die nicht mehr synchronisiert werden sollen und bestätigst die Wahl mit "OK". Auf einem Mac klickst Du im Dropbox-Programm auf das Zahnradsymbol und dann auf "Einstellungen > Konto > Einstellungen ändern" und wählst dort die Ordner, die nicht synchronisiert werden sollen, indem Du das Häkchen jeweils entfernst.

4. Doppelt hält besser: Zweistufige Überprüfung aktivieren

 Wer den Zugriff von Fremden auf die Dropbox fürchtet, sollte die zweistufige Überprüfung wählen. fullscreen
Wer den Zugriff von Fremden auf die Dropbox fürchtet, sollte die zweistufige Überprüfung wählen. (©Pixabay 2016)

Die zweistufige Überprüfung oder "2 Step Verification" wird von immer mehr Programmen angeboten. Das liegt vor allem an den großen Fällen gehackter Online-Konten, die in letzter Zeit häufiger Schlagzeilen machen. Wer sich sorgt, dass andere auf die eigenen Daten zugreifen könnten, der sollte sich die zweistufige Überprüfung einmal näher ansehen. Dabei wird für den Dropbox-Zugriff neben der Kennwort-Eingabe die Eingabe eines sechsstelligen Sicherheitscodes nötig. Freunde des Online-Bankings kennen das Prinzip im Form der TAN-Codes.

Du aktivierst die zweistufige Überprüfung, indem Du Dich im Browser bei der Dropbox anmeldest. Nun klickst Du oben rechts auf Deinen Namen und öffnest Dein Kontomenü. Dort gehst Du in die "Einstellungen > Sicherheit" oder Du öffnest einfach diesen Link dorthin. Schließlich klickst Du im Bereich "Zweistufige Überprüfung" auf "Aktivieren" und gehst dann auf "Erste Schritte". Dort gibst Du Dein Passwort noch einmal ein und entscheidest Dich, ob Du den Sicherheitscode per SMS oder über eine Smartphone-App erhalten möchtest. Wenn möglich, solltest Du hier eine zweite Telefonnummer ergänzen, falls Du eines Deiner SMS-fähigen Telefone verlierst.

Falls Du die Sicherheitscodes per SMS erhalten möchtest, bekommst Du jedes Mal eine SMS mit einem Code, sobald Du Dich in der Dropbox anmeldest. Falls Du Dich stattdessen für "Mobile App verwenden" entschieden hast, erzeugst Du mit einer App wie Google Authenticator oder Amazon AWS MFA den Code für die Dropbox. Nun ist Deine Dropbox doppelt gesichert.

5. Rückkehr der lebenden Toten: Gelöschtes wiederherstellen

Du kannst beliebige Ordner und Dateien wiederherstellen, die Du innerhalb der letzten 30 Tage gelöscht hast. Das funktioniert, wenn Du Dich in der Dropbox im Browser anmeldest. Dort findest Du oben rechts über dem Dateibrowser neben dem Suchfeld ein Mülltonnen-Icon. Wähle die grau unterlegten Dateien und Ordner aus, die Du wieder herstellen möchtest, und klicke oben über dem Dateibrowser auf "Wiederherstellen".

6. Mach mal Platz: Mehr Speicherplatz holen

 Gehst Du für Dropbox Freunde anschaffen, bekommst Du jeweils 500 MB Speicherplatz dafür. fullscreen
Gehst Du für Dropbox Freunde anschaffen, bekommst Du jeweils 500 MB Speicherplatz dafür. (©Screenshot TURN ON / Dropbox 2016)

Dropbox gibt Dir für Weiterempfehlungen als Gegenleistung mehr Speicherplatz. Jede Person, die Du von der Anmeldung zu Dropbox überzeugst, bringt Dir 500 MB kostenlosen Speicherplatz bei den Gratis-Konten ein oder 1 GB bei den Dropbox-Pro-Konten. Insgesamt kannst Du durch Empfehlungen 16 GB beziehungsweise 32 GB Speicherplatz zusätzlich abstauben. Damit das funktioniert, musst Du in der Smartphone-App Deine Freunde über "Dropbox-Einstellungen > Freunde einladen" oder über die Dropbox-Website für Weiterempfehlungen.

7. Fotomanie: Fotos automatisch in die Dropbox kopieren

Um Fotos automatisch mit der App für Android oder iOS auf Deine Dropbox hochzuladen, brauchst Du eine schnelle mobile Internet-Verbindung und ein genügend großes Datenkontingent oder Du entscheidest Dich für einen ausschließlichen Upload bei aktivierter WLAN-Verbindung. Tippe auf das Zahnrad-Icon und so gelangst in die "Dropbox-Einstellungen", wo Du "Kamera-Uploads aktivieren" antippst.

Darunter werden nun weitere Optionen eingeblendet. Dort kannst Du wählen, ob Du Fotos und Videos oder nur Fotos hochladen möchtest. Darunter entscheidest Du Dich für eine "Upload-Option", nämlich entweder "Nur WLAN" oder "WLAN oder Datentarif". Da der Upload am Akku saugt, kannst Du außerdem noch die "Upload-Voraussetzung" regulieren, wo festgelegt wird, bei welchem Akkustand der Upload noch stattfinden soll.

Wer noch nicht genug hat und das volle Potenzial seiner Dropbox entfalten möchte, der sollte außerdem einen Blick auf die 7 besten Erweiterungen für Dropbox werfen.

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